Federal Gecikmenin Ölçeği
ABD federal FOIA talepleri FY2024'te 1,5 milyona ulaştı — bir önceki yıla göre %25 artış. Bekleyen talep gecikmeleri %33 artarak 267,056 talebe yükseldi. Federal hükümet, FY2024'te FOIA taleplerini işlemek için tahmini 723 milyon dolar harcadı.
Bu rakamlar, temel bir kapasite sorununu yansıtmaktadır. Federal ajanslar arasında yaklaşık 5,638 FOIA personeli bulunmaktadır. Yılda 1,5 milyon talep ile her FOIA uzmanı yıllık yaklaşık 266 talep ile sorumludur — bu, çalışma günü başına birden fazla talep demektir. Bu durum, binlerce sayfa içeren karmaşık talepler için hiçbir marj bırakmamaktadır, gecikmelerdeki %33 artış için kapasite yoktur ve politik olarak önemli konularda FOIA'nın şeffaflık mekanizması olarak artan kullanımına karşı bir tampon yoktur.
Birçok ajansın FOIA ofislerinde personel kesintileri, gecikme eğilimini daha da kötüleştirmektedir. Gelen talep hacmi ile işleme kapasitesi arasındaki fark genişlemekte, daralmamaktadır.
Otomasyon Fırsatı
ATF (Alkol, Tütün, Ateşli Silahlar ve Patlayıcılar Bürosu), otomatik kırpma araçlarının FOIA işleme iş akışlarında %20–30 verimlilik artışı sağladığını belirtti. Bu rakam, hükümetin FOIA işleme alanında otomasyon benimseme durumunu yansıtmaktadır — önemli ancak henüz yaygın değildir.
%20–30 rakamı, iyi yapılandırılmış otomasyonun potansiyelini muhtemelen düşük göstermektedir. ATF'nin metriği, önceki otomatik araçlara göre verimlilik artışını yansıtmaktadır, tamamen manuel işleme göre değil. Her belgeyi manuel olarak incelemeye devam eden ajanslar için karşılaştırma temelinin farklı olduğunu belirtmek gerekir. FOIA İstisnası 6 kapsamında kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri — isimler, adresler, sosyal güvenlik numaraları, doğum tarihleri — içeren 50 sayfalık bir Word belgesinin manuel incelemesi, her sayfa için dikkatli okuma ve bireysel kırpma kararları gerektirir. Aynı belgeyi varlık tespiti ile işleyen ve tutarlı kırpma kurallarını uygulayan bir otomatik sistem, ilk geçişi saniyeler içinde tamamlayabilir, insan incelemesini kenar durumlar ve itirazlar üzerinde yoğunlaştırabilir.
Word Belgesi Zorluğu
Federal ajans belgeleri ağırlıklı olarak Word dosyalarıdır. Hukuki belgeler, politika kararları, soruşturma raporları ve yazışmalar Word formatında oluşturulmakta, gözden geçirilmekte ve saklanmaktadır. Görüntü belgelerine (tarayıcı kağıt arşivleri) odaklanan ajanslar için iyi çalışan kırpma araçları, yerel Word belge işleme gereksinimlerini karşılamamaktadır.
Word belgesi kırpma, daha geniş anlamda hukuki belge kırpma ile aynı biçimlendirme koruma zorluklarıyla karşı karşıyadır: izlenen değişiklikler, yorumlar, gömülü nesneler, dipnotlar ve özel stiller, belge bozulmadan ele alınmalıdır. FOIA serbest bırakmaları altında talep sahiplerine belgeler sunan ajanslar, düzgün biçimlendirilmiş belgeler sağlamak zorundadır — talep sahibine bozulmuş biçimlendirmeye sahip bir belge göndermek hem profesyonel değildir hem de serbest bırakmayı sorgulama gerekçesi olabilir.
Büyük ölçekli toplu işleme için hacim gereksinimleri, tipik bir hukuk bürosu kullanımından farklıdır: bir ajans, bir politika kararıyla ilgili 8,000 belge için bir FOIA talebi aldığında, bu belgeleri tek tek işleyemez. Her seferinde yüzlerce belgeyi işleyebilen toplu işlem yeteneği, hacim FOIA uyumu için minimum uygulanabilir yetenektir.
Excel ve Word Eklentisi ile Masaüstü Uygulama toplu işleme, federal ajans gereksinimlerini karşılayan yetenek setini oluşturur: yerel Word biçimlendirme koruma, büyük belge setlerinin toplu işlenmesi, FOIA'ya özgü istisna kategorileri için varlık başına yapılandırma ve aynı talebi işleyen farklı personel arasında kırpma kurallarının tutarlı uygulanmasını sağlayan önceden ayarlanmış yapılandırmalar.
Kaynaklar: