Масштаб федеральной задержки
Запросы по FOIA в США достигли 1,5 миллиона в FY2024 — увеличение на 25% по сравнению с предыдущим годом. Задержки по ожидающим запросам выросли на 33% до 267,056 запросов. Федеральное правительство потратило примерно 723 миллиона долларов на обработку запросов FOIA в FY2024.
Эти цифры отражают основную проблему с мощностями. В федеральных агентствах работает примерно 5,638 сотрудников FOIA. При 1,5 миллиона запросов в год каждый специалист FOIA отвечает примерно за 266 запросов в год — чуть больше одного в рабочий день. Это не оставляет места для сложных запросов, связанных с тысячами страниц, нет возможностей для 33%-ного роста задержек и нет буфера для увеличения использования FOIA как механизма прозрачности в политически значимых вопросах.
Сокращение штатов в офисах FOIA в нескольких агентствах усугубляет тенденцию к увеличению задержек. Пробел между объемом входящих запросов и мощностями обработки расширяется, а не сужается.
Возможности автоматизации
ATF (Бюро алкоголя, табака, огнестрельного оружия и взрывчатых веществ) приписывает автоматизированным инструментам редактирования 20–30% улучшения производительности в своем рабочем процессе обработки FOIA. Эта цифра отражает текущее состояние внедрения автоматизации в правительственной обработке FOIA — значительное, но еще не повсеместное.
Цифра 20–30% вероятно занижает потенциал хорошо настроенной автоматизации. Метрика ATF отражает улучшение производительности по сравнению с предыдущими автоматизированными инструментами, а не с полностью ручной обработкой. Для агентств, которые все еще полагаются на ручной обзор каждого документа, базовая линия сравнения другая. Ручной обзор 50-страничного документа Word на наличие персонально идентифицируемой информации — имен, адресов, номеров социального страхования, дат рождения по исключению 6 FOIA — требует внимательного чтения и индивидуальных решений по редактированию для каждой страницы. Автоматизированная система, проходящая тот же документ через обнаружение сущностей и применяющая последовательные правила редактирования, может завершить первоначальный проход за считанные секунды, оставляя человеческий обзор сосредоточенным на крайних случаях и апелляциях.
Проблема документа Word
Документы федеральных агентств в основном являются файлами Word. Юридические меморандумы, политические решения, отчеты о расследованиях и переписка создаются, рассматриваются и хранятся в формате Word. Инструменты редактирования, которые хорошо работают для агентств, сосредоточенных на изображениях документов (сканированные бумажные архивы), не учитывают специфические требования обработки родных документов Word.
Редактирование документов Word сталкивается с теми же проблемами сохранения форматирования, что и редактирование юридических документов в более широком смысле: отслеживаемые изменения, комментарии, встроенные объекты, сноски и пользовательские стили должны обрабатываться без повреждения документа. Агентства, представляющие документы запрашивающим в рамках FOIA, должны предоставлять правильно отформатированные документы — отправка запрашивающему документа с поврежденным форматированием является как минимум непрофессиональной и потенциально может стать основанием для оспаривания раскрытия.
Для обработки больших объемов требования к объему отличаются от типичного использования юридической фирмы: агентство, получающее запрос FOIA на 8,000 документов, связанных с политическим решением, не может обрабатывать эти документы по одному. Обработка, способная обрабатывать сотни документов за один раз, является минимально жизнеспособной возможностью для соблюдения объемов FOIA.
Надстройка Excel и Word в сочетании с пакетной обработкой настольного приложения создает набор возможностей, соответствующий требованиям федеральных агентств: сохранение родного форматирования Word, пакетная обработка больших наборов документов, настройка по сущности для категорий исключений, специфичных для FOIA, и предустановленные конфигурации, которые обеспечивают последовательное применение правил редактирования среди различных сотрудников, обрабатывающих один и тот же запрос.
Источники: