連邦バックログの規模
米国の連邦FOIAリクエストはFY2024に150万件に達し、前年から25%の増加を記録しました。保留リクエストのバックログは33%増加し267,056件に達しました。連邦政府はFY2024にFOIAリクエスト処理に723百万ドルを費やしたと推定されています。
これらの数字は根本的な能力の問題を反映しています。連邦機関には約5,638人のFOIAスタッフがいます。年間150万件のリクエストに対して、各FOIA専門家は年間約266件のリクエストを担当しており、これは1日の労働時間で1件を超えるだけです。これにより、数千ページに及ぶ複雑なリクエストに対する余裕がなく、バックログの33%の増加に対する能力もなく、政治的に重要な問題における透明性メカニズムとしてのFOIAの使用増加に対するバッファもありません。
複数の機関でのFOIAオフィスのスタッフ削減は、バックログの傾向を悪化させています。新規リクエストのボリュームと処理能力のギャップは、狭まるどころか広がっています。
自動化の機会
ATF（アルコール・タバコ・火器・爆発物局）は、自動赤外線処理ツールがFOIA処理ワークフローにおいて20〜30%の生産性向上をもたらしたと報告しています。この数字は、政府のFOIA処理における自動化の採用の現状を示しており、重要ですが、まだ広く普及しているわけではありません。
20〜30%の数字は、適切に設定された自動化の可能性を過小評価している可能性があります。ATFの指標は、以前の自動ツールに対する生産性の向上を反映しており、完全に手動の処理に対するものではありません。すべての文書の手動レビューに依存している機関にとって、比較の基準は異なります。FOIAの免除6に基づく個人識別情報（名前、住所、社会保障番号、生年月日）を含む50ページのWord文書の手動レビューは、各ページの注意深い読み取りと個別の赤外線処理の決定を必要とします。同じ文書をエンティティ検出を通じて実行し、一貫した赤外線処理ルールを適用する自動システムは、初回の処理を数秒で完了し、人間のレビューをエッジケースや異議申し立てに集中させることができます。
Word文書の課題
連邦機関の文書は主にWordファイルです。法的覚書、政策決定、調査報告書、通信はWord形式で作成、レビュー、保存されます。画像文書（スキャンされた紙のアーカイブ）に焦点を当てた機関に適した赤外線処理ツールは、ネイティブWord文書処理の特定の要件に対処していません。
Word文書の赤外線処理は、法的文書の赤外線処理全般と同様のフォーマット保持の課題に直面しています：変更履歴、コメント、埋め込みオブジェクト、脚注、カスタムスタイルは、文書の破損なしに処理する必要があります。FOIAリリースの下でリクエスターに文書を提出する機関は、適切にフォーマットされた文書を提供しなければなりません — フォーマットが破損した文書をリクエスターに送信することは、専門的でなく、リリースに対する異議申し立ての根拠となる可能性があります。
大規模なバッチ処理の場合、ボリューム要件は典型的な法律事務所の使用とは異なります：政策決定に関連する8,000件の文書に対するFOIAリクエストを受け取った機関は、それらの文書を1件ずつ処理することはできません。1回の処理で数百件の文書を処理できるバッチ処理が、ボリュームFOIAコンプライアンスのための最小限の実行可能な能力です。
ExcelとWordのアドインをデスクトップアプリのバッチ処理と組み合わせることで、連邦機関の要件に合った能力セットが作成されます：ネイティブWordフォーマットの保持、大規模文書セットのバッチ処理、FOIA特有の免除カテゴリごとのエンティティ設定、および同じリクエストを処理する異なるスタッフメンバー間で赤外線処理ルールの一貫した適用を保証するプリセット設定。
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