Мащабът на федералното изоставане

Федералните FOIA заявки на САЩ достигнаха 1,5 милиона през финансовата 2024 г. — 25% увеличение спрямо предходната година. Изчакващите заявки са нараснали с 33% до 267 056 заявки. Федералното правителство е похарчило приблизително $723 милиона за обработка на заявки FOIA през финансовата 2024 г.

Тези числа отразяват основен проблем с капацитета. Във федералните агенции има приблизително 5638 служители на FOIA. При 1,5 милиона заявки годишно, всеки FOIA професионалист отговаря за приблизително 266 заявки годишно – малко повече от една на работен ден. Това не оставя свобода за сложни заявки, включващи хиляди страници, няма капацитет за 33% ръст на неизпълнените задачи и няма буфер за нарастващото използване на FOIA като механизъм за прозрачност по политически значими въпроси.

Съкращенията на персонала в офисите на FOIA в множество агенции изострят тенденцията за изоставане. Разликата между обема на входящите заявки и капацитета за обработка се разширява, а не се стеснява.

Възможността за автоматизация

ATF (Бюрото за алкохол, тютюн, огнестрелни оръжия и експлозиви) признава инструментите за автоматизирано редактиране с 20–30% подобрения на производителността в техния работен процес на обработка FOIA. Тази цифра представя текущото състояние на приемане на автоматизация в държавната обработка на FOIA — значително, но все още не широко разпространено.

Цифрата 20–30% вероятно подценява потенциала за добре конфигурирана автоматизация. Показателят на ATF отразява подобрението на производителността в сравнение с предишни автоматизирани инструменти, а не спрямо изцяло ръчна обработка. За агенции, които все още разчитат на ръчен преглед на всеки документ, базовата линия за сравнение е различна. Ръчен преглед на Word документ от 50 страници за лична информация — имена, адреси, социалноосигурителни номера, дати на раждане съгласно FOIA Изключение 6 — изисква внимателно четене и индивидуални решения за редакция за всяка страница. Автоматизирана система, изпълняваща същия документ чрез откриване на обекти и прилагане на последователни правила за редактиране, може да завърши първоначалното преминаване за секунди, оставяйки човешкия преглед фокусиран върху крайни случаи и обжалвания.

Предизвикателството за документ Word

Документите на федералната агенция са предимно файлове Word. Правни меморандуми, политически решения, доклади за разследване и кореспонденция се създават, преглеждат и съхраняват във формат Word. Инструментите за редактиране, които работят добре за агенции, фокусирани върху документи с изображения (сканирани хартиени архиви), не отговарят на специфичните изисквания на собствената обработка на документи Word.

Редактирането на документ Word е изправено пред същите предизвикателства за запазване на форматирането като редактирането на правни документи в по-широк план: проследяваните промени, коментари, вградени обекти, бележки под линия и персонализирани стилове трябва да се обработват без повреда на документа. Агенциите, които изпращат документи до подателите на заявки съгласно изданията на FOIA, трябва да предоставят правилно форматирани документи — изпращането на заявителя на документ с повредено форматиране е както непрофесионално, така и потенциално основание за оспорване на освобождаването.

За широкомащабна групова обработка изискванията за обем са различни от типичното използване на адвокатска кантора: агенция, която получава заявка FOIA за 8000 документа, свързани с решение за политика, не може да обработва тези документи един по един. Пакетната обработка, която обработва стотици документи на цикъл, е минималната жизнеспособна способност за съответствие на том FOIA.

Добавката Excel и Word, комбинирана с групова обработка на приложението за настолни компютри, създава набор от възможности, който отговаря на изискванията на федералната агенция: естествено запазване на форматирането на Word, групова обработка на големи комплекти документи, конфигурация на обект за специфични за FOIA категории за освобождаване и предварително зададени конфигурации, които гарантират последователно прилагане на правилата за редактиране сред различни членове на персонала обработка на същата заявка.

Източници: