Quy Mô Tồn Đọng Liên Bang
Yêu cầu FOIA liên bang Mỹ đạt 1,5 triệu trong năm tài chính 2024 — tăng 25% so với năm trước. Hồ sơ yêu cầu đang chờ xử lý tăng 33% lên 267.056 yêu cầu. Chính phủ liên bang chi ước tính $723 triệu để xử lý các yêu cầu FOIA trong năm tài chính 2024.
Con số này phản ánh một vấn đề năng lực cơ bản. Hiện có khoảng 5.638 nhân viên FOIA trên toàn các cơ quan liên bang. Với 1,5 triệu yêu cầu mỗi năm, mỗi chuyên viên FOIA chịu trách nhiệm xử lý khoảng 266 yêu cầu mỗi năm — hơn một yêu cầu mỗi ngày làm việc. Điều này không để lại dư địa cho các yêu cầu phức tạp liên quan đến hàng nghìn trang, không có năng lực xử lý mức tăng trưởng 33% trong hồ sơ tồn đọng, và không có bộ đệm cho việc sử dụng FOIA ngày càng nhiều hơn như một cơ chế minh bạch trong các vấn đề quan trọng về chính trị.
Cắt giảm nhân sự trong các văn phòng FOIA tại nhiều cơ quan đang làm trầm trọng thêm xu hướng tồn đọng. Khoảng cách giữa khối lượng yêu cầu đến và năng lực xử lý đang ngày càng nới rộng, không thu hẹp.
Cơ Hội Tự Động Hóa
ATF (Cục Rượu, Thuốc lá, Súng đạn và Chất nổ) ghi nhận các công cụ biên tập tự động mang lại cải thiện năng suất 20–30% trong quy trình xử lý FOIA của họ. Con số này phản ánh hiện trạng áp dụng tự động hóa trong xử lý FOIA của chính phủ — đáng kể nhưng chưa phổ biến rộng rãi.
Con số 20–30% có thể đánh giá thấp tiềm năng của tự động hóa được cấu hình tốt. Chỉ số của ATF phản ánh cải thiện năng suất so với các công cụ tự động trước đó, không phải so với xử lý hoàn toàn thủ công. Đối với các cơ quan vẫn dựa vào xem xét thủ công từng tài liệu, cơ sở so sánh khác nhau. Xem xét thủ công một tài liệu Word 50 trang để tìm thông tin nhận dạng cá nhân — tên, địa chỉ, số an sinh xã hội, ngày sinh theo Miễn trừ 6 của FOIA — đòi hỏi đọc cẩn thận và quyết định biên tập riêng lẻ cho từng trang. Một hệ thống tự động xử lý cùng tài liệu đó qua phát hiện thực thể và áp dụng các quy tắc biên tập nhất quán có thể hoàn tất lần xem xét đầu tiên trong vài giây, để con người tập trung vào các trường hợp ngoại lệ và khiếu nại.
Thách Thức Tài Liệu Word
Tài liệu cơ quan liên bang chủ yếu là file Word. Bản ghi pháp lý, quyết định chính sách, báo cáo điều tra và thư từ được tạo, xem xét và lưu trữ ở định dạng Word. Các công cụ biên tập hoạt động tốt cho các cơ quan tập trung vào tài liệu hình ảnh (lưu trữ giấy đã quét) không đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của xử lý tài liệu Word gốc.
Biên tập tài liệu Word đối mặt với các thách thức bảo toàn định dạng giống như biên tập tài liệu pháp lý nói chung: thay đổi được theo dõi, nhận xét, đối tượng nhúng, chú thích cuối trang và kiểu tùy chỉnh đều phải được xử lý mà không làm hỏng tài liệu. Các cơ quan nộp tài liệu cho người yêu cầu theo đợt phát hành FOIA phải cung cấp tài liệu được định dạng đúng cách — gửi cho người yêu cầu một tài liệu với định dạng bị hỏng vừa thiếu chuyên nghiệp vừa có thể là cơ sở để thách thức việc phát hành.
Đối với xử lý hàng loạt quy mô lớn, yêu cầu về khối lượng khác với mức sử dụng điển hình của công ty luật: một cơ quan nhận yêu cầu FOIA cho 8.000 tài liệu liên quan đến một quyết định chính sách không thể xử lý từng tài liệu một. Xử lý theo lô có khả năng xử lý hàng trăm tài liệu mỗi lần chạy là năng lực tối thiểu khả thi cho tuân thủ FOIA quy mô lớn.
Add-in Excel và Word kết hợp với xử lý hàng loạt Desktop App tạo ra bộ khả năng phù hợp với yêu cầu cơ quan liên bang: bảo toàn định dạng Word gốc, xử lý hàng loạt các tập tài liệu lớn, cấu hình từng thực thể cho các danh mục miễn trừ FOIA cụ thể và cấu hình cài sẵn đảm bảo áp dụng nhất quán các quy tắc biên tập trên nhiều nhân viên xử lý cùng yêu cầu.
Nguồn: