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Anonimização de Documentos de Código Aberto...

Como organizações do setor público usam LibreOffice com a extensão anonym.legal para anonimização de documentos em conformidade com GDPR.

March 10, 20269 min de leitura
LibreOffice extensiongovernment anonymizationpublic sector GDPRopen source complianceuniversity data protection

Anonimização de documentos open source com LibreOffice

Os governos da UE estão a adotar software open source. Itália, França, Alemanha e Espanha têm políticas formais para isso. Schleswig-Holstein migrou 25.000 PCs do governo para o LibreOffice em 2024. A Gendarmeria francesa opera mais de 77.000 estações de trabalho com GendBuntu. GendBuntu é um sistema Linux com LibreOffice.

Estes organismos precisam de anonimização em conformidade com o RGPD. Mas a maioria das ferramentas de PII só funciona com o Microsoft Office. Isso deixa uma lacuna.

A extensão LibreOffice da anonym.legal preenche esta lacuna. Deteta mais de 285 tipos de entidades no Writer, Calc e Impress. Funciona no Windows, macOS e Linux.

Por que o open source é adequado para o setor público

Sem dependência de fornecedor

O Microsoft 365 custa dinheiro todos os anos. O LibreOffice é gratuito. Para organismos com muitos computadores, isso representa uma poupança real. Mas o custo não é a única razão.

O código open source pode ser auditado. Qualquer organismo pode verificar como funciona. Para entidades que gerem ficheiros de cidadãos, isto é um requisito legal. Não é uma escolha.

Os dados ficam na UE

A anonym.legal funciona em servidores Hetzner na Alemanha. Nenhum ficheiro sai da UE. Com o LibreOffice, não existem ligações à nuvem da Microsoft. Todo o fluxo de trabalho fica num só lugar.

Privacidade desde a conceção

O artigo 25.º do RGPD exige privacidade em cada etapa. Copiar texto para uma ferramenta externa não cumpre esta regra. A extensão funciona dentro do editor. A remoção de dados pessoais faz parte da etapa de edição. Não são precisas outras aplicações. Sem risco de copiar e colar.

Três casos de uso reais

Respostas a DSAR de organismos públicos

Os cidadãos podem pedir os seus processos. Os organismos têm de os enviar. Mas primeiro têm de remover os dados de terceiros.

Com a extensão:

  1. Abrir a resposta no Writer
  2. Clicar em Analisar
  3. Verificar a pré-visualização — manter os dados do próprio cidadão, remover todos os outros
  4. Aplicar e enviar

A pré-visualização é essencial. As DSAR exigem remoção seletiva, não mascaramento total. Cada entidade pode ser aceite ou ignorada uma por uma.

Ficheiros de investigação universitária

As equipas de investigação têm de remover nomes antes de partilhar resultados. Um projeto pode incluir:

  • Folhas de Calc com nomes e dados de contacto
  • Transcrições no Writer com citações de participantes
  • Diapositivos do Impress com detalhes de casos para apresentações

Uma única extensão gere os três tipos de ficheiro. Os modelos mantêm as mesmas regras em todo o projeto.

Redação de documentos judiciais

Os tribunais que publicam decisões têm de remover nomes, moradas e outros dados pessoais. A extensão tem três modos:

  • Substituir: Os nomes passam a PERSON_1, PERSON_2 — sempre o mesmo rótulo
  • Redigir: As moradas são totalmente removidas
  • Mascarar: Mascaramento parcial para datas ou números de processo quando é necessário manter o contexto

O Writer mantém toda a formatação. Cabeçalhos, rodapés e listas numeradas ficam intactos após as alterações.

Opções de implementação

Utilizador individual:

  1. Descarregar o .oxt em anonym.legal/api/download/libreoffice
  2. Fazer duplo clique e instalar
  3. Reiniciar o LibreOffice

Implementação de TI: Distribuir o .oxt através de uma unidade de rede, Ansible ou SCCM. O LibreOffice pode instalar extensões a partir da linha de comandos sem intervenção do utilizador. As equipas podem partilhar modelos através de uma conta anonym.legal. Isso garante as mesmas regras para todos os utilizadores do grupo.

Tabela de conformidade com o RGPD

Regra do RGPDComo é cumprida
Artigo 5.º(1)(c) — Minimização de dadosApenas o PII detetado é alterado; todo o outro texto permanece igual
Artigo 25.º — Privacidade desde a conceçãoA remoção ocorre dentro do editor, não numa ferramenta separada
Artigo 32.º — Segurança do tratamentoAES-256-GCM, autenticação de conhecimento zero, servidores ISO 27001
Considerando 26 — AnonimizaçãoSubstituir, Redigir e Mascarar retiram o conteúdo do âmbito do RGPD
Artigo 4.º(5) — PseudonimizaçãoO modo Encriptar oferece pseudonimização reversível
BDSG Artigo 22.ºA deteção cobre dados de saúde, biométricos e de origem étnica

Primeiros passos

  1. Descarregar a extensão — gratuito
  2. Registar-se em anonym.legal — nível gratuito: 200 tokens por mês
  3. Ler a documentação completa

Os planos pagos começam em 3 EUR por mês para 1.000 tokens. Volumes mais elevados também estão disponíveis.

Para organismos que tratam muitos pedidos ao mesmo tempo, ver Processamento em lote de DSAR RGPD.

Fontes

  • Comissão Europeia: Estratégia de software open source 2020-2023
  • Schleswig-Holstein: migração de 25.000 PCs para LibreOffice (2024)
  • Gendarmeria francesa: mais de 77.000 estações GendBuntu (até 2019)
  • RGPD Artigos 4.º(5), 5.º(1)(c), 25.º, 32.º, Considerando 26
  • BDSG Artigo 22.º — Lei Federal alemã de Proteção de Dados

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