Excel-GDPR-bilið
PDF-afmáningartæki virka ekki á Excel-skrám. Þetta skapar samræmisgap. Í fyrirtækjaumhverfi hefur það áhrif á sérhverja mannauðs-, fjármála- og rekstrardeildar.
GDPR-réttur til aðgangs beiðnir jukust um 180% milli 2021 og 2024 (EDPB-ársskýrslan). Þegar DSAR berst verðurðu að deila persónulegum gögnum umsækjanda. Þú verður einnig að vernda gögn allra annarra í sömu skrá. Útflutningur sérstakra lína dugar ekki. Aðrar skrár verða sýnilegar. Réttmæt DSAR-samræmi þýðir nafnleyndarfræðilegar allar ekki-umsækjanda gögn.
Meðaltal DSAR tekur 12 klukkustundir að vinna handvirkt. Við 200 DSAR á mánuði, eru það 2.400 starfsmannatímar. Handvirk úrvinnsla skalast ekki.
Hvað Excel-nafnleyndarfræði verður að ná yfir
Töflureiknar hafa vandamál sem textafæri eru ekki byggð til að meðhöndla.
Falin línur og dálkar. Excel-skrár fela oft línur og dálka. Þær geta innihaldið drög eða upprunalegar gildi. Tæki sem les aðeins sýnileg frumur mun sakna PII í földum svæðum.
Formúlutilvísanir. Fruma getur sýnt gildi byggt á öðrum frumum. Að hreinsa upprunalegar frumur uppfærir ekki formúluskipin. Upprunalegt PII er áfram í formúluskipi.
Dreifilyklatafla-skyndiminni. Excel-dreifilyklatöflur geyma afrit af upprunagögnunum. Hreinsa upprunablað hreinsar ekki skyndiminni. Allir sem eru með skrána geta lesið skyndiminnisgögnin.
Þvert-blaðatenglar. Nafn á Blaði 1 getur birst í formúlu á Blaði 3. Hreinsa Blað 1 án þess að uppfæra Blað 3 getur birt upprunalegt gildi í gegnum formúluna.
Samræmisgæðatæki verður að vinna úr öllum blöðum -- þar á meðal földum -- og uppfæra allar formúlutilvísanir.
Mannauðsdæmið: Deila 50.000 starfsmannaskrám
Þýskur framleiðandi þarf að deila 50.000 starfsmannaskrám með ytri ráðgjafa. GDPR 28. grein krefst tæknilegra eftirlita þegar gögn eru deilt með vinnsluaðila. Skráin hefur 37 dálka: nöfn, heimilisföng, laun, einkunnir og gögn um læknisfrí.
Handvirk nafnleyndarfræðingur á 50.000 línum er ekki möguleg í neinum samræmistímaramma.
Word og Excel-viðbótin virkar innan Microsoft Excel -- engin útflutningur þarf. PII-greining keyrir yfir öll sýnileg og falin blöð. Nöfn verða samkvæmum gervináfnum. Sama nafnið í tveimur frumum fær sama tákn. Greiningartenglar haldast órofnir. Heimilisföng verða gerðaviðeigandi staðgreiðslur. Laun eru óbreytt. Allar 50.000 línur vinnast á nokkrum mínútum.
Per-einingu reglur leyfa þér að meðhöndla hverja gagnategund öðruvísi. Kennitölur verða afmándir strengir. Heimilisföng verða borg-stigs gildi. Persónuleg netföng verða hlutverkabundin staðgreiðslur.
Þessi áskorun er ekki einstök fyrir Excel. Sérhvert skráarsnið hefur sína eigin bilunarmáta. Sjáðu hvernig sniðbrot hefur áhrif á PII-greiningu yfir skráargerðir.
Þrjár GDPR-reglur í einum hring
Töflureikna-nafnleyndarfræði uppfyllir þrjár 5. greinar reglur í einu.
Gagnahnignun (gr. 5(1)(c)). Aðeins dálkarnir sem viðtakandinn þarf eru deildir. Auðkennandi dálkar eru hreinsaðir.
Geymsluskorður (gr. 5(1)(e)). Upprunalega skráin er geymd vegna lagalegrar varðveitingar. Hrein afrit er deilt með styttri varðveistirtíma.
Heilindi og trúnaður (gr. 5(1)(f)). Engar auðkennandi gögn yfirgefa eftirlitssviðið. Aðeins hrein afritin fer út.
Endurskoðunarferillinn frá sérhverri keyrslu er einnig skrá þín samkvæmt 5(2) grein. Hún sýnir hvaða regla var beitt á hverja skrá og hverja frumu.
Fyrir lið sem meðhöndla mikið DSAR-magn á þröngum tímaáætlunum, sjáðu GDPR DSAR-fjöldavinnslu í stórum hluta.