Excel GDPR خلا
PDF ریڈیکشن ٹولز Excel فائلوں پر کام نہیں کرتے۔ یہ ایک تعمیل خلا پیدا کرتا ہے۔ انٹرپرائز ترتیبات میں، یہ ہر HR، مالیات، اور آپریشن ٹیم کو متاثر کرتا ہے۔
GDPR رسائی کی درخواستیں 2021 اور 2024 کے درمیان 180% بڑھیں (EDPB سالانہ رپورٹ)۔ جب کوئی DSAR آتا ہے، تو آپ کو درخواست دہندہ کا ذاتی ڈیٹا شیئر کرنا ہوگا۔ آپ کو اسی فائل میں ہر کسی اور کا ڈیٹا بھی محفوظ کرنا ہوگا۔ مخصوص قطاریں برآمد کرنا کافی نہیں ہے۔ دوسرے ریکارڈ نظر آتے رہتے ہیں۔ مناسب DSAR تعمیل کا مطلب تمام غیر درخواست دہندہ ڈیٹا کو گمنام کرنا ہے۔
اوسط DSAR کو ہاتھ سے پروسیس کرنے میں 12 گھنٹے لگتے ہیں۔ 200 DSARs فی مہینہ پر، یہ 2,400 اسٹاف گھنٹے ہیں۔ دستی پروسیسنگ پیمانے پر نہیں چل سکتی۔
Excel گمنامی میں کیا شامل ہونا چاہیے
اسپریڈ شیٹس کے مسائل ہیں جن کے لیے متن ٹولز نہیں بنائے گئے۔
چھپی قطاریں اور کالم۔ Excel فائلیں اکثر قطاریں اور کالم چھپاتی ہیں۔ ان میں مسودہ ریکارڈ یا اصل قدریں ہو سکتی ہیں۔ صرف نظر آنے والے خانے پڑھنے والا ٹول چھپے علاقوں میں PII چھوڑ دے گا۔
فارمولا حوالہ جات۔ ایک خانہ دوسرے خانوں سے بنی قدر دکھا سکتا ہے۔ ماخذ خانوں کو صاف کرنا فارمولا آؤٹ پٹ کو اپ ڈیٹ نہیں کرتا۔ اصل PII فارمولا نتیجے میں رہتی ہے۔
Pivot ٹیبل cache۔ Excel pivot ٹیبل ماخذ ڈیٹا کی ایک کاپی محفوظ کرتی ہیں۔ ماخذ شیٹ صاف کرنا cache صاف نہیں کرتا۔ فائل رکھنے والا کوئی بھی کیش ڈیٹا پڑھ سکتا ہے۔
کراس شیٹ لنکس۔ شیٹ 1 پر ایک نام شیٹ 3 پر فارمولے میں ظاہر ہو سکتا ہے۔ شیٹ 3 کو اپ ڈیٹ کیے بغیر شیٹ 1 صاف کرنا فارمولے کے ذریعے اصل قدر ظاہر کر سکتا ہے۔
تعمیل درجے کا ٹول تمام شیٹس پر کارروائی کرے — بشمول چھپی ہوئی — اور تمام فارمولا حوالہ جات اپ ڈیٹ کرے۔
HR استعمالی معاملہ: 50,000 ملازم ریکارڈ شیئر کرنا
ایک جرمن مینوفیکچرر کو ایک بیرونی مشیر کے ساتھ 50,000 ملازم ریکارڈ شیئر کرنے ہیں۔ GDPR آرٹیکل 28 کا تقاضا ہے کہ ایک processor کے ساتھ ڈیٹا شیئر کرتے وقت تکنیکی کنٹرول ہوں۔ فائل میں 37 کالم ہیں: نام، گھر کے پتے، تنخواہیں، ریٹنگز، اور طبی چھٹی کا ڈیٹا۔
کسی بھی تعمیل ونڈو میں 50,000 قطاروں کی دستی گمنامی ممکن نہیں ہے۔
Word اور Excel Add-in Microsoft Excel کے اندر کام کرتا ہے — کوئی برآمد ضروری نہیں۔ PII ڈیٹیکشن تمام نظر آنے والی اور چھپی شیٹس میں چلتی ہے۔ نام مستقل pseudonyms بنتے ہیں۔ دو خانوں میں ایک جیسا نام ایک جیسا ٹوکن پاتا ہے۔ تجزیاتی روابط برقرار رہتے ہیں۔ پتے قسم کے مناسب placeholders بنتے ہیں۔ تنخواہیں بغیر تبدیلی کے رہتی ہیں۔ تمام 50,000 قطاریں منٹوں میں پروسیس ہوتی ہیں۔
فی ہستی قواعد آپ کو ہر ڈیٹا قسم کو مختلف طریقے سے ٹریٹ کرنے دیتے ہیں۔ SSNs ماسک شدہ سٹرنگز بنتی ہیں۔ پتے شہر کی سطح کی قدریں بنتے ہیں۔ ذاتی ای میل پتے کردار پر مبنی placeholders بنتے ہیں۔
یہ چیلنج صرف Excel تک محدود نہیں ہے۔ ہر فائل فارمیٹ کے اپنے ناکامی کے طریقے ہیں۔ دیکھیں فارمیٹ fragmentation PII گمنامی کو کیسے متاثر کرتا ہے مختلف فائل اقسام میں۔
ایک پاس میں تین GDPR قواعد
اسپریڈ شیٹ گمنامی ایک ساتھ آرٹیکل 5 کے تین قواعد پورے کرتی ہے۔
ڈیٹا کم سے کم (Art. 5(1)(c))۔ صرف وہ کالم جو وصول کنندہ کو چاہیے شیئر کیے جاتے ہیں۔ شناختی کالم صاف کیے جاتے ہیں۔
ذخیرہ کی حد (Art. 5(1)(e))۔ اصل فائل قانونی برقراری کے لیے رکھی جاتی ہے۔ ایک صاف کاپی مختصر برقراری مدت کے ساتھ شیئر کی جاتی ہے۔
سالمیت اور رازداری (Art. 5(1)(f))۔ کوئی شناختی ڈیٹا کنٹرول زون سے باہر نہیں جاتا۔ صرف صاف کاپی باہر جاتی ہے۔
ہر چلانے کا آڈٹ لاگ آپ کا آرٹیکل 5(2) ریکارڈ بھی ہے۔ یہ دکھاتا ہے کہ ہر فائل اور ہر خانے پر کون سا قاعدہ لاگو ہوا۔
تنگ آخری تاریخوں پر بڑے DSAR حجم سنبھالنے والی ٹیموں کے لیے، دیکھیں پیمانے پر GDPR DSAR بیچ پروسیسنگ۔