Excel的GDPR合规缺口
PDF脱敏工具无法处理Excel文件，这造成了一个合规缺口，影响着企业中每一个人力资源、财务和运营团队。
GDPR数据访问权请求（DSAR）在2021年至2024年间增长了180%（欧洲数据保护委员会年度报告）。收到DSAR后，您必须提供请求人的个人数据，同时保护同一文件中其他所有人的数据。仅导出特定行远远不够，其他记录仍然可见。真正符合DSAR合规要求，意味着必须对所有非请求人数据进行匿名化处理。
手动处理一份DSAR平均耗时12小时。如果每月收到200份DSAR，累计需要2,400个工时，人工处理根本无法规模化。
Excel匿名化必须覆盖的内容
电子表格存在文本工具无法应对的特殊问题。
隐藏的行和列。 Excel文件中常常隐藏着行和列，可能包含草稿记录或原始数值。仅读取可见单元格的工具会遗漏隐藏区域中的个人信息。
公式引用。 某个单元格显示的值可能是由其他单元格计算得出的。清除源单元格的内容并不会更新公式的输出结果，原始个人信息依然留存在公式结果中。
数据透视表缓存。 Excel数据透视表会存储一份源数据副本。清除源工作表并不会清除缓存——任何持有该文件的人都能读取缓存中的数据。
跨工作表链接。 第1张工作表中的姓名可能出现在第3张工作表的公式中。清除第1张工作表而不更新第3张，原始数值仍可能通过公式暴露。
合规级工具必须处理所有工作表（包括隐藏工作表），并更新所有公式引用。
人力资源场景：共享50,000条员工记录
一家德国制造商需要将50,000条员工记录共享给外部顾问。GDPR第28条规定，向数据处理方共享个人数据时必须采取技术保障措施。该文件包含37列数据：姓名、家庭住址、薪资、绩效评级和病假记录。
在任何合规时限内，手动匿名化5万行数据都不具可行性。
Word和Excel加载项直接在Microsoft Excel内运行，无需导出文件。个人信息检测覆盖所有可见和隐藏的工作表。姓名被替换为一致的假名——同一姓名出现在两个单元格中，会获得相同的令牌，分析层面的关联关系得以保留。地址被替换为符合类型规范的占位符，薪资数据保持不变。50,000行数据在数分钟内处理完毕。
针对每个实体的自定义规则让您能够区别对待不同类型的数据：社会保障号码被替换为掩码字符串，地址缩减至城市级别，个人电子邮件地址替换为基于角色的占位符。
这一挑战并非Excel独有，每种文件格式都有其特定的风险点。请参阅文件格式碎片化如何影响个人信息检测，了解各类文件类型的情况。
一次处理满足三项GDPR原则
电子表格匿名化可同时满足GDPR第5条规定的三项原则。
数据最小化（第5条第1款第c项）。 仅共享接收方所需的列，识别性列被清除。
存储限制（第5条第1款第e项）。 原始文件用于法律留存，清洁副本以更短的保留期限共享。
完整性与保密性（第5条第1款第f项）。 无识别数据离开管控区域，仅清洁副本对外发送。
每次处理生成的审计日志同时也是您的第5条第2款合规记录，显示每个文件和每个单元格适用的规则。
对于在严格时限内处理大量DSAR的团队，请参阅GDPR DSAR批量处理规模化方案。