Excel GDPR Hutsunea
PDF erredakzio-tresnak ez dute Excel fitxategietan funtzionatzen. Honek betetze-hutsune bat sortzen du. Enpresa-inguruneetan, HR, finantza eta operazio talde guztiei eragiten die.
GDPR Sarbide Eskaeren kopurua %180 hazi zen 2021etik 2024ra (EDPB Urteko Txostena). DSAR bat heltzen denean, eskatzailearen datu pertsonalak partekatu behar dituzu. Fitxategi berean beste guztien datuak ere babestu behar dituzu. Errenkada espezifikoak esportatzea ez da nahiko. Beste erregistroak ikusgai geratzen dira. DSAR betetze egokiak eskatzen du eskatzaile ez diren datu guztiak anonimizatzea.
DSAR bat eskuz prozesatzeak batez beste 12 ordu irauten ditu. Hileko 200 DSARrekin, 2.400 langileen-ordu dira. Eskuzko prozesamenduak ez du eskalatu.
Excel Anonimizazioak Zer Estali Behar Duen
Kalkulu-orriek testu-tresnak ez dauden arazoak dituzte.
Ezkutuko errenkadak eta zutabeak. Excel fitxategiek maiz errenkadak eta zutabeak ezkutatzen dituzte. Hauek zirriborro-erregistroak edo jatorrizko balioak eduki ditzakete. Ikusgai dauden gelaxkak bakarrik irakurtzen dituen tresna batek ezkutuko eremuetako PII galduko du.
Formula erreferentziak. Gelaxka batek beste gelaxketatik eraikitako balio bat erakutsi dezake. Iturburu-gelaxkak garbitzeak ez du formula emaitza eguneratzen. Jatorrizko PII formula emaitzean geratzen da.
Taulabararen cache-a. Excel taulabaren erregistroek iturri-datuen kopia gordetzen dute. Iturri-orria garbitzeak ez du cache-a garbitzen. Fitxategia duen edozeinek cache-an gordetako datuak irakur ditzake.
Orri arteko estekak. 1. orriko izen bat 3. orriko formula batean ager daiteke. 1. orria garbitzeak 3. orria eguneratu gabe formularen bidez jatorrizko balioa agerian utzi dezake.
Betetze-kalitatearen tresna batek orri guztiak prozesatu behar ditu - ezkutukoak barne - eta formula erreferentzia guztiak eguneratu behar ditu.
HR Erabilpen-kasua: 50.000 Langile-Erregistro Partekatzea
Alemaniako fabrikatzaile batek 50.000 langile-erregistro kanpoko kontsultore batekin partekatu behar ditu. GDPR 28. artikuluak kontrol teknikoak eskatzen ditu prozesatzaile batekin datuak partekatzean. Fitxategiak 37 zutabe ditu: izenak, etxeko helbideak, soldatak, balorazioak eta osasun-baja datuak.
50.000 errenkaden eskuzko anonimizazioa ez da bideragarria edozein betetze-leihoan.
Word eta Excel Gehigarria Microsoft Excel barruan funtzionatzen du - esportaziorik gabe. PII detekzioak orri guztiak prozesatzen ditu, ikusgaiak eta ezkutukoak. Izenak pseudonimo koherenteak bihurtzen dira. Bi gelaxketan dagoen izen berberak token bera lortzen du. Analisi-estekak osasuntsu geratzen dira. Helbideak mota egokiaren ordezkoek bihurtzen dira. Soldatak aldatu gabe geratzen dira. 50.000 errenkada guztiak minutuetan prozesatzen dira.
Entitate bakoitzeko arauek datu mota bakoitza modu ezberdinean tratatzeko aukera ematen dute. SSNak kate maskatuak bihurtzen dira. Helbideak hiri-mailako balioak bihurtzen dira. Helbide elektroniko pertsonalak rol-oinarritutako ordezkoetan bihurtzen dira.
Erronka hau ez da Excel-en bakarrik. Fitxategi-formatu bakoitzak bere hutsegite-moduak ditu. Ikusi formatu-zatitzeak nola eragiten dion PII detekzioari fitxategi mota guztitan.
Hiru GDPR Arau Pasarte Bakarrean
Kalkulu-orrien anonimizazioak hiru 5. artikuluaren arau aldi berean betetzen ditu.
Datu minimizazioa (5(1)(c) art.). Hartzaileak behar dituen zutabeak bakarrik partekatzen dira. Identifikatze-zutabeak garbitzen dira.
Biltegiratze-muga (5(1)(e) art.). Jatorrizko fitxategia lege-erretentzioa lortzeko gordetzen da. Kopia garbia iraungitze-aldi laburragoarekin partekatzen da.
Osotasuna eta konfidentzialtasuna (5(1)(f) art.). Datu identifikatzailerik ez da kontrol-eremutik ateratzen. Kopia garbia bakarrik irteten da.
Exekuzio bakoitzeko auditoria-erregistra ere zure 5(2) artikuluaren erregistroa da. Erakusten du zein arau aplikatu zen fitxategi bakoitzean eta gelaxka bakoitzean.
Hileko DSAR bolumen handiak epe estuetan kudeatzen ari diren taldeentzat, ikusi GDPR DSAR batch prozesatzea eskalan.