Het Opmaakbehoudsdilemma
Juridische documenten zijn precies opgemaakt. Contracten hebben specifieke nummering. Pleidooien bevatten voetnoten met citaties. Onderzoeksdossiers bevatten tabellen met verwijzingen. Trackwijzigingen documenteren onderhandelingsgeschiedenissen.
Wanneer redactietools de opmaak van die elementen verstoren, zijn de gevolgen ernstig:
- Voetnootnummers worden onjuist na de verwijdering van tekst
- Verwijzingen naar paginanummers kloppen niet meer
- Tabelstructuren breken samen
- Trackwijzigingsgeschiedenissen gaan verloren
- Documentmetadata verandert
Juridisch team moeten dan handmatig corrigeren voor elke productie.
Wat Opmaakbehoudende Redactie Vereist
Trackwijzigingsbehoud: Redactie moet worden toegepast als een nieuwe laag boven bestaande trackwijzigingen. Vorige revisies mogen niet worden verwijderd of gewijzigd door het redactieproces.
Voetnoot-integriteit: Wanneer tekst uit de hoofdtekst wordt verwijderd, moeten voetnootverwijzingen automatisch opnieuw worden genummerd. Voetnootinhoud zelf moet op zoek naar PII worden gescand.
Tabelstructuur: Cellen die PII bevatten moeten worden geredigeerd zonder de tabellay-out te verstoren. Verwijderd celinhoud moet worden vervangen door een placeholder die de kolombreedte behoudt.
Inhoudsopgave: Na redactie moet de inhoudsopgave opnieuw worden gegenereerd als paginanummers zijn verschoven.
De Word-invoegtoepassing Aanpak
Natief Word-redactie vermijdt de opmaakproblemen die ontstaan bij conversie naar en terug van andere formaten. Redactie vindt direct op de document XML-laag plaats, waarbij de documentstructuur behouden blijft.
Bekijk de Word-invoegtoepassing pagina.