Anonimizavimo išankstinės konfigūracijos baigia nenuoseklumą
Teisinė komanda apdoroja klientų failus su aštuoniais teisiniais padėjėjais. Kiekvienas turi skirtingą supratimą, ką reiškia "anonimizuoti AAS":
- A padėjėjas: redaguoja vardus, ignoruoja adresus
- B padėjėjas: vardus pakeičia pseudonimais, redaguoja viską kita
- C padėjėjas: redaguoja vardus ir el. paštus, pamiršta telefono numerius
- D padėjėjas: vadovaujasi 2022 m. procedūrų dokumentu, kuris buvo atnaujintas du kartus nuo tada
Failai atrodo vienodi. Jie tokie nėra. Auditas atranda, kad tie patys AAS tipai skirtingai tvarkyti tos pačios savaitės ir to paties bylos tipo darbuose.
Tai konfigūracijos nuokrypis. Tai BDAR pažeidimas, kuriam sukelti nereikia duomenų nutekėjimo.
Kodėl auditoriai dėmesį skiria nuoseklumui
BDAR 5(2) straipsnis reikalauja, kad valdytojai įrodytų atitiktį. Ne tik ją pasiekti - bet ir įrodyti. Tai reiškia, kad reikia parodyti sisteminį procesą su realiais įrodymais.
DPA auditorius, tikrinantis AAS praktikas, ieško trijų dalykų:
- Rašytinė procedūra: Kokius AAS tipus turite aptikti ir kaip juos tvarkyti?
- Įrankio konfigūracija: Ar jūsų aktyvūs įrankio nustatymai atitinka tą procedūrą?
- Taikyti įrodymai: Ar failai apdorojami laikantis procedūros?
Kai skirtingi darbuotojai pateikia skirtingus rezultatus tam pačiam failo tipui, parodyti atitiktį neįmanoma. Auditorius negali patvirtinti, kad procedūra buvo laikomasi.
BDAR 24 ir 32 straipsniai reikalauja techninių kontrolės priemonių, kurios yra sisteminės ir tikrinamos. Kintantys kiekvieno asmens nustatymai neatitinka šio standarto.
Kodėl konfigūracijos nuokrypis atsiranda
Konfigūracijos nuokrypis atsiranda, kai susitinka kelios sąlygos:
Patvirtintas profilis neegzistuoja. Darbuotojai pasirenka nustatymus pagal savo pačių taisyklių supratimą.
Mokymas yra neaiškus. "Naudokite AAS įrankį" be konkrečių aptiktinų tipų ar taikytino metodo įvardijimo nėra pakankamai.
Per daug parinkčių. Su daugiau nei 285 objektų tipais darbuotojai patiria pasirinkimo nuovargį, kai nėra patvirtinto profilio.
Procedūros lieka popieriuje. Rašytinis kontrolinis sąrašas negali sustabdyti komandos nario nuo skirtingų pasirinkimų įrankyje.
Darbuotojų kaita. Nauji darbuotojai kuria savo konfigūraciją nuo nulio, o ne perima išbandytą ir patvirtintą profilį.
Išankstinės konfigūracijos kaip techninės kontrolės priemonės
Bendros išankstinės konfigūracijos ištaiso konfigūracijos nuokrypį techniniame lygyje.
Koduokite atitikties pasirinkimą. Vietoj to, kad darbuotojams sakytumėte "redaguokite vardus, adresus, telefono numerius ir nacionalinius identifikatorius naudodami Redaguoti metodą", sukurkite išankstinę konfigūraciją pavadinimu "Kliento peržiūra - BDAR standartas" su tais tiksliais nustatymais. Sprendimas priimamas vieną kartą. Jis taikomas kiekvieną kartą.
Pašalinkite asmeninius pasirinkimus. Operatoriaus darbas tampa: pasirinkti išankstinę konfigūraciją, įkelti failus, atsisiųsti išvestį. Nėra nustatymų rinktis. Nėra AAS tipų pasirinkti. Nėra metodo nuspręsti.
Dalinkitės su komanda. Viena išankstinė konfigūracija pereina visiems darbuotojams. Nauji darbuotojai gauna tą pačią konfigūraciją nuo pirmos dienos. Darbuotojų kaita neatstato standarto.
Pavadinkite kiekvieną išankstinę konfigūraciją pagal jos užduotį:
- "Kliento peržiūra - BDAR standartas"
- "HIPAA saugus prieglobstis - klinikiniai įrašai"
- "FOIA atsakymas - 6 išimtis"
- "Vidaus personalo įrašai - ES darbo užmokestis"
Darbuotojai pasirenka išankstinę konfigūraciją, kuri tinka jų užduočiai. Jie nekuria konfigūracijos nuo nulio.
Teisinės komandos atvejo tyrimas
Aštuoni teisiniai padėjėjai. Nenuoseklus AAS tvarkymas. Audito radinys. Štai pataisymas:
1 žingsnis: Nustatykite patvirtintus nustatymus. Privatumo teisininkas nustato AAS tipus ir metodus kiekvienai failų kategorijai. Šis sprendimas priimamas vieną kartą tinkamo asmens.
2 žingsnis: Sukurkite pavadintas išankstines konfigūracijas.
- "Kliento peržiūra - BDAR": vardai, adresai, telefono numeriai, nacionaliniai identifikatoriai - Redaguoti
- "Personalo failai": vardai, gimimo datos, darbo užmokesčio duomenys, adresai - Pseudonimizuoti
- "Trečiosios šalies paštas": vardai, el. pašto adresai, telefono numeriai - Pakeisti
3 žingsnis: Dalinkitės biblioteka. Visi aštuoni teisiniai padėjėjai gauna prieigą. Seni ad hoc nustatymai ištrinami.
4 žingsnis: Atnaujinkite procedūrą. "Klientų failų peržiūrai: taikykite 'Kliento peržiūra - BDAR' išankstinę konfigūraciją." Viena eilutė pakeičia puslapių gaires.
5 žingsnis: Sukurkite audito seką. Apdorojimo žurnalai įrašo, kuri išankstinė konfigūracija buvo taikyta ir kada. Auditorius mato išankstinės konfigūracijos pavadinimą, jos tikslus nustatymus ir paskutinės peržiūros datą. Atitiktis yra įrodoma.
Atitikties vadovas nebereikia audituoti kiekvieno asmens nustatymų. Išankstinė konfigūracija yra kontrolė.
Atitikties šablonai: pradiniai taškai
Iš anksto sukurti šablonai sumažina pradinį sąrankos darbą įprastiems sistemoms.
BDAR standartas: Vardai, adresai, nacionaliniai identifikatoriai, el. pašto adresai, telefono numeriai, gimimo datos. Redaguoti metodas visapusiškam duomenų mažinimui.
HIPAA saugus prieglobstis: Visi 18 PHI identifikatorių tipų, aptinkamų tekste. Datų tvarkymas išlaiko tik metus.
FOIA 6 išimtis: Vardai, namų adresai, asmeniniai el. pašto adresai, asmeniniai telefono numeriai. Redaguoti su juodos juostos išvestimi.
PCI-DSS: Kredito kortelių numeriai (visi pagrindiniai prekės ženklai), CVV šablonai, PIN numeriai. Redaguoti metodas.
Tai pradiniai taškai. Komandos prideda specialius AAS tipus - vidinius identifikatorius, svetainės specifinius formatus - kad užbaigtų savo patvirtintą profilį.
Apie tai, kaip išankstinės konfigūracijos valdymas veikia nuotolinėse komandose, žr. nuotolinis darbas BDAR platformos nenuoseklumas ir konfigūracijos nuokrypis kaip BDAR atitikties rizika. ML komandos gali naudoti tą patį metodą - žr. atkartojamai privatumo išankstinės konfigūracijos ML mokymo duomenims.
Išvada
BDAR atitiktis yra ne tik apie teisingą AAS tvarkymą konkrečią dieną. Ji yra apie sisteminės ir nuoseklios praktikos rodymą visame darbe. Konfigūracijos nuokrypis yra audito rizika. Ji gali sukelti baudą be jokio duomenų nutekėjimo.
Bendros išankstinės konfigūracijos koduoja atitikties pasirinkimus techniniame lygyje. Audito seka rodo, kuri išankstinė konfigūracija buvo taikyta. Išvestis yra vienoda, nes konfigūracija yra vienoda.
Geros ketinimai neišgyvena darbuotojų kaitos ir kasdienio darbo spaudimo. Išankstinės konfigūracijos - taip.