Mipangilio ya Kusiriwa Inamaliza Kutofautiana
Timu ya kisheria inasindika faili za wateja na wasaidizi wanane wa kisheria. Kila mmoja ana wazo tofauti la maana ya "siriwa PII":
- Msaidizi A: anafuta majina, anapuuza anwani
- Msaidizi B: anabadilisha majina kwa majina bandia, anafuta kila kitu kingine
- Msaidizi C: anafuta majina na barua pepe, anasahau nambari za simu
- Msaidizi D: anafuata hati ya utaratibu kutoka 2022, iliyosasishwa mara mbili tangu wakati huo
Faili zinaonekana sawa. Si hivyo. Ukaguzi unagundua aina sawa za PII zinazoshughulikiwa kwa njia tofauti kote kwenye kazi kutoka wiki ile ile na aina ile ile ya kesi.
Hii ni mabadiliko ya usanidi. Ni kushindwa kwa GDPR ambayo haihitaji uvunjaji wa data kuanzisha faini.
Kwa Nini Wakaguzi Wanazingatia Uthabiti
Ibara ya 5(2) ya GDPR inahitaji wadhibiti kuthibitisha utiifu. Si tu kuufanikisha - kuthibitisha. Hiyo inamaanisha kuonyesha mchakato wa mfumo wenye ushahidi halisi.
Mkaguzi wa DPA anayekagua mazoea ya PII anatafuta mambo matatu:
- Utaratibu wa maandishi: Aina gani za PII lazima ugundua, na unazishughulikia vipi?
- Usanidi wa zana: Je, mipangilio yako ya zana inayotumika inalingana na utaratibu huo?
- Ushahidi uliotumika: Je, faili zinasindikwa kwa mujibu wa utaratibu?
Wakati wafanyakazi tofauti wanazalisha matokeo tofauti kwa aina ile ile ya faili, kuonyesha utiifu si rahisi. Mkaguzi hawezi kuthibitisha kwamba utaratibu ulifuatwa.
Ibara ya 24 na 32 za GDPR zinahitaji udhibiti wa kiufundi ambao ni wa mfumo na unaoweza kuthibitishwa. Mipangilio inayotofautiana kwa mtu kwa mtu haifikii kiwango hicho.
Kwa Nini Mabadiliko ya Usanidi Hutokea
Mabadiliko ya usanidi hutokea wakati hali kadhaa zinapokutana kwa wakati mmoja:
Hakuna wasifu ulioidhinishwa. Wafanyakazi huchagua mipangilio kulingana na usomaji wao wenyewe wa kanuni.
Mafunzo ni ya jumla. "Tumia zana ya PII" bila kutaja aina gani za kugundua au njia ipi ya kutumia haitoshi.
Chaguzi nyingi sana. Na aina 285+ za kitengo zinazopatikana, wafanyakazi wanakabiliwa na uchovu wa kuchagua wakati hakuna wasifu ulioidhinishwa unaowasaidia.
Taratibu zinabaki kwenye karatasi. Orodha ya ukaguzi iliyoandikwa haiwezi kuzuia mwanachama wa timu kufanya uchaguzi tofauti kwenye zana.
Mabadiliko ya wafanyakazi. Wafanyakazi wapya wanajenga usanidi wao kutoka mwanzo badala ya kurithi wasifu uliojaribiwa na kuiidiwa.
Mipangilio kama Udhibiti wa Kiufundi
Mipangilio iliyoshirikiwa inarekebisha mabadiliko ya usanidi katika kiwango cha kiufundi.
Encode uamuzi wa utiifu. Badala ya kuambia wafanyakazi "futa majina, anwani, nambari za simu, na vitambulisho vya kitaifa kwa kutumia njia ya Futa," tengeneza mipangilio inayoitwa "Ukaguzi wa Mteja - Kiwango cha GDPR" na mipangilio ile ile haswa. Uamuzi unafanywa mara moja. Unatumika kila wakati.
Ondoa uchaguzi kwa kila mtu. Kazi ya mtumiaji inakuwa: chagua mipangilio, pakia faili, pakua matokeo. Hakuna mipangilio ya kuchagua. Hakuna aina za PII za kuchagua. Hakuna njia ya kuamua.
Shiriki kote kwenye timu. Mipangilio moja inaenda kwa wafanyakazi wote. Wapya wapya wanapata usanidi ule ule kutoka siku ya kwanza. Mabadiliko ya wafanyakazi hayarudishi kiwango.
Panga kila mipangilio kwa kazi yake:
- "Ukaguzi wa Mteja - Kiwango cha GDPR"
- "HIPAA Safe Harbor - Rekodi za Kliniki"
- "Majibu ya FOIA - Msamaha 6"
- "Rekodi za Ndani za HR - Mshahara wa EU"
Wafanyakazi huchagua mipangilio inayofaa kwa kazi yao. Hawajengi usanidi kutoka mwanzo.
Uchunguzi wa Timu ya Kisheria
Wasaidizi wanane wa kisheria. Kushughulikia PII kutofautiana. Matokeo ya ukaguzi. Hapa kuna suluhu:
Hatua 1: Fafanua mipangilio iliyoidhinishwa. Mshauri wa faragha anafafanua aina za PII na njia kwa kila kategoria ya faili. Uamuzi huu unafanywa mara moja na mtu sahihi.
Hatua 2: Tengeneza mipangilio yenye majina.
- "Ukaguzi wa Mteja - GDPR": majina, anwani, nambari za simu, vitambulisho vya kitaifa - Futa
- "Faili za HR": majina, tarehe za kuzaliwa, data ya mshahara, anwani - Siriwa
- "Barua za Watu wa Tatu": majina, barua pepe, nambari za simu - Badilisha
Hatua 3: Shiriki maktaba. Wasaidizi wote wanane wanapata ufikiaji. Mipangilio ya zamani ya kipekee inafutwa.
Hatua 4: Sasisha utaratibu. "Kwa ukaguzi wa faili za mteja: tekeleza mipangilio ya 'Ukaguzi wa Mteja - GDPR'." Mstari mmoja unabadilisha kurasa nyingi za mwongozo.
Hatua 5: Unda njia ya ukaguzi. Rekodi za usindikaji zinaandika mipangilio ipi ilitumika na lini. Mkaguzi anaona jina la mipangilio, mipangilio yake haswa, na tarehe ya ukaguzi wa mwisho. Utiifu unaweza kuthibitishwa.
Meneja wa utiifu haukagui tena mipangilio ya kila mtu. Mipangilio ndiyo udhibiti.
Templeti za Utiifu: Pointi za Kuanzia
Templeti zilizojengwa mapema zinakata kazi ya usanidi wa awali kwa mifumo ya kawaida.
Kiwango cha GDPR: Majina, anwani, vitambulisho vya kitaifa, barua pepe, nambari za simu, tarehe za kuzaliwa. Njia ya Futa kwa upungufu kamili wa data.
HIPAA Safe Harbor: Aina zote 18 za kitambulisho cha PHI kinachoweza kugundulika katika maandishi. Kushughulikia tarehe kunabakisha mwaka peke yake.
Msamaha wa FOIA 6: Majina, anwani za nyumbani, barua pepe za kibinafsi, nambari za simu za kibinafsi. Futa na matokeo ya baa nyeusi.
PCI-DSS: Nambari za kadi za mkopo (chapa zote kubwa), mifumo ya CVV, nambari za PIN. Njia ya Futa.
Hizi ni pointi za kuanzia. Timu zinaongeza aina maalum za PII - vitambulisho vya ndani, miundo maalum ya tovuti - kukamilisha wasifu wao ulioidhinishwa.
Kwa jinsi usimamizi wa mipangilio unavyofanya kazi kote kwenye timu za mbali, angalia kutofautiana kwa jukwaa la GDPR la kazi ya mbali na mabadiliko ya usanidi kama hatari ya utiifu wa GDPR. Timu za ML zinaweza kutumia mbinu ile ile - angalia mipangilio inayoweza kurudiwa ya faragha kwa data ya mafunzo ya ML.
Hitimisho
Utiifu wa GDPR si tu kuhusu kushughulikia PII kwa usahihi siku fulani. Ni kuhusu kuonyesha mchakato wa mfumo na thabiti kote kwenye kazi yote. Mabadiliko ya usanidi ni hatari ya ukaguzi. Inaweza kuanzisha faini bila uvunjaji wowote wa data.
Mipangilio iliyoshirikiwa inaweka maamuzi ya utiifu katika kiwango cha kiufundi. Njia ya ukaguzi inaonyesha mipangilio ipi ilitumika. Matokeo ni sawa kwa sababu usanidi ni sawa.
Nia njema hazidumu kwa mabadiliko ya wafanyakazi na shinikizo la kazi ya kila siku. Mipangilio inadumu.