DSGVO-Auskunft zur Personalakte Art. 15: Drittdaten anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (Art. 15 DSGVO)
Nach Art. 15 DSGVO können Beschäftigte eine Kopie aller über sie in der Personalakte verarbeiteten Daten verlangen. anonym.legal pseudonymisiert die in der Auskunftskopie enthaltenen Daten Dritter, damit das Auskunftsersuchen erfüllt werden kann, ohne die nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO geschützten Rechte unbeteiligter Personen zu beeinträchtigen.
When this applies
Ein Beschäftigter stellt ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO und verlangt eine Kopie der über ihn verarbeiteten personenbezogenen Daten aus der Personalakte. Anders als beim allgemeinen Einsichtsrecht zielt das Auskunftsrecht auf die Datenkopie der eigenen Daten der betroffenen Person. Da die Akte zugleich Beurteiler, Vorgesetzte, Kollegen und Hinweisgeber benennt, darf die Kopie nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO die Rechte dieser Dritten nicht beeinträchtigen. Es entsteht der Bedarf, die Drittdaten zu schützen, während die eigenen Daten der betroffenen Person als Auskunftsgegenstand im Klartext bleiben.
How anonym.legal handles it
- Die für die Auskunftskopie relevanten Aktenbestandteile werden im Originalformat in anonym.legal hochgeladen.
- Die Engine durchsucht den Inhalt gegen über 285 Entitätstypen und trennt die Daten der auskunftsberechtigten Person von denen Dritter.
- Die Daten unbeteiligter Dritter — Beurteiler, Kollegen, Hinweisgeber — werden konsistent pseudonymisiert, sodass dieselbe Person dokumentübergreifend dasselbe Pseudonym erhält.
- Die eigenen Daten der betroffenen Person bleiben als Auskunftsgegenstand vollständig im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz hinterlegt.
- Die geschützte Auskunftskopie wird zur Herausgabe an die betroffene Person exportiert; einzelne Dritte lassen sich bei berechtigtem Bedarf über den Schlüssel re-identifizieren.
What you provide
- Aktenbestandteile, die in die Auskunftskopie eingehen
- Angabe der auskunftsberechtigten betroffenen Person
- Liste der Dritten, deren Daten nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO zu schützen sind
Limitations & cautions
- Welche Daten vom Auskunftsanspruch erfasst sind und welche Drittdaten zurückzuhalten sind, bewertet anonym.legal nicht; die Software bereitet die Auskunftskopie technisch auf.
- Ob besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO in die Kopie aufzunehmen sind, bleibt Ihre rechtliche Beurteilung; die Pseudonymisierung ersetzt keine Anonymisierung.
- Die Re-Identifikation einzelner Dritter setzt die sichere Verwahrung des zugehörigen Schlüssels voraus.
FAQ
Worin unterscheidet sich die Auskunft vom Einsichtsrecht?
Das Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG gewährt Einblick in die Akte vor Ort, während Art. 15 DSGVO einen Anspruch auf eine Kopie der eigenen Daten begründet. In beiden Fällen pseudonymisiert anonym.legal die Daten Dritter, damit deren Rechte gewahrt bleiben. Die rechtliche Reichweite des jeweiligen Anspruchs bewertet die Software nicht.
Wie werden die Rechte Dritter in der Kopie gewahrt?
Namen und Daten unbeteiligter Dritter werden als PII erkannt und konsistent pseudonymisiert, sodass die Auskunftskopie nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO niemanden offenlegt. Dieselbe Drittperson erhält dokumentübergreifend dasselbe Pseudonym. So bleibt nachvollziehbar, dass es sich jeweils um dieselbe Person handelt, ohne sie zu benennen.
Kann ich die anonymisierte Auskunftskopie direkt herausgeben?
Ja, die geschützte Fassung lässt sich als Auskunftskopie an die betroffene Person herausgeben, ohne die Daten Dritter offenzulegen. Die Verarbeitung erfolgt mit EU-Datenresidenz und ist auf DSGVO-Konformität ausgelegt. Bei berechtigtem Bedarf re-identifizieren Sie einzelne Dritte über den Schlüssel.