Anonimizar expediente KYC/CDD de entrada en relación de negocio – Anonimización conforme al RGPD según Ley 10/2010 arts. 3, 5, 6; RD 304/2014 arts. 7-15; RGPD art. 5
El expediente de diligencia debida ordinaria recoge nombre, NIF, domicilio, propósito de la relación y seguimiento continuo del cliente, conforme a los arts. 3, 5 y 6 de la Ley 10/2010 y arts. 7-15 del RD 304/2014. anonym.legal seudonimiza estos identificadores para auditoría interna y formación, preservando el perfil de riesgo y la tipología de operación.
Cuándo se aplica
Aplica cuando el equipo de cumplimiento comparte expedientes KYC con auditores internos, consultores de procesos o formadores, y no es necesario revelar la identidad real del cliente. También aplica en inspecciones internas de calidad del proceso de onboarding.
Cómo lo gestiona anonym.legal
- Sube el expediente KYC/CDD en formato PDF, DOCX o exportación del sistema de gestión de clientes a anonym.legal.
- El motor detecta nombre completo, NIF/NIE/pasaporte, domicilio, fecha de nacimiento, actividad económica declarada y datos de contacto del cliente.
- Cada cliente recibe un seudónimo consistente aplicado en todos los documentos y anexos del expediente.
- El perfil de riesgo asignado, el propósito declarado de la relación, la tipología de productos contratados y las fechas de alta se conservan íntegros.
- Los identificadores del representante legal o apoderado se seudonomizan de forma separada pero consistente.
- Se genera un mapa de reversión cifrado con residencia de datos en la UE, accesible únicamente al responsable de cumplimiento que efectúa la carga.
- Exporta el expediente seudonimizado en el mismo formato para su uso en auditoría, formación o revisión de calidad.
- El expediente original se conserva sin alteraciones en el sistema de gestión conforme al art. 25 Ley 10/2010 (10 años).
Qué proporciona usted
- Expediente KYC/CDD completo en PDF, DOCX o exportación del sistema
- Documentos de identificación formal adjuntos (si los incluye el expediente)
- Indicación de si el cliente es persona física o jurídica
- Listado de campos a seudonimizar (nombre, NIF, IBAN, domicilio, etc.)
Limitaciones y precauciones
- anonym.legal no evalúa si las medidas de diligencia debida aplicadas son suficientes conforme a la Ley 10/2010; ese análisis corresponde al oficial de cumplimiento.
- La prohibición de revelación del art. 24 Ley 10/2010 (tipping-off) se aplica al expediente original; el expediente seudonimizado solo puede distribuirse dentro del perímetro autorizado.
- Datos identificativos incluidos en campos de texto libre o en imágenes escaneadas pueden requerir revisión manual adicional.
- La pérdida del mapa de reversión impide la reidentificación; el responsable de cumplimiento debe custodiar el mapa de forma segura.
Preguntas frecuentes
¿Puede compartirse el expediente seudonimizado con auditores externos?
Sí, siempre que los auditores externos actúen como encargados del tratamiento conforme al RGPD art. 28 y el acuerdo de encargo prevea las medidas de seguridad adecuadas. La seudonimización reduce el riesgo de exposición indebida, pero no exime de las obligaciones contractuales de confidencialidad.
¿Se conserva el perfil de riesgo del cliente tras la seudonimización?
Sí. El perfil de riesgo asignado (bajo, medio, alto), la categoría de cliente, el propósito de la relación y la tipología de productos son datos estructurales no personales que se preservan íntegros. Solo se seudominizan los identificadores directos del cliente.
¿Qué ocurre con los apoderados o representantes legales del cliente?
Los datos de los apoderados y representantes legales se seudonomizan de forma independiente al titular, asignando seudónimos distintos y consistentes. La estructura de representación (quién actúa en nombre de quién) se mantiene mediante referencias seudonimizadas.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los expedientes KYC originales?
El art. 25 de la Ley 10/2010 establece un plazo de conservación de diez años a partir de la terminación de la relación de negocio. El expediente seudonimizado no sustituye al original para efectos de este plazo legal.