Skjámynd-PII í innri þekkingargrunnum
Innri þekkingargrunnar — Confluence, Notion, SharePoint, GitBook — halda á sér ákveðinni tegund PII-vandamáls sem staðlaðar samræmisverkfæri missa: persónuupplýsingar viðskiptavina geymar í skjámyndum notaðar fyrir ferlasskjöl.
Mynsturið leikur sér á þúsundir þjónustu- og rekstrarhópa.
Þjónustufulltrúi finnur óvenjulega reikningsuppsetning. Hann tekur skjámynd af reikningssíðu viðskiptavinarins til að skrá vandamálið. Skjámyndin sýnir nafn viðskiptavinarins í viðmótshaus, tölvupóst hans í reikningsstillingum og áætlunarforsendur hans.
Greinin fer á netið í innri þekkingargrunni. Eitt hundrað og fimmtíu þjónustufulltrúar geta nú skoðað hana. Tólf verktakar á ytri þjónustuborðinu geta skoðað hana líka. Greinin er gagnleg. Hún sýnir hvernig á að meðhöndla það jaðartilfelli. Sérhver fulltrúi sem rekst á þá uppsetningu í framtíðinni mun lesa hana.
Þremur árum síðar inniheldur þekkingargrunurinn 847 slíkar greinar. Sérhver inniheldur skjámyndir af reikningum viðskiptavina. Viðskiptavinarnir sem sýndir eru samþykktu ekki þessa aukanotnotkun á skrám sínum. Flestir vita ekki að gögn þeirra eru geymd þar.
Þetta er ekki lítið vandamál. Það vex með hverri nýrri grein.
GDPR-útsetning: Af hverju þetta skiptir máli
GDPR-greining á skjámyndum þekkingargrunns er bein.
Lágmarksupplýsingar (grein 5(1)(c)): Persónugögn verða að vera "viðeigandi, viðkomandi og takmarkaðar við það sem nauðsynlegt er." Þekkingargrunnsgrein um reikningsuppsetningu þarf ekki raunverulegt nafn og tölvupóst viðskiptavinarins. Þykkt skjámynd þjónar tilgangi vel. Það eru ekki nauðsynlegar að taka lifandi viðskiptavinagögn með.
Takmarkanir á tilgangi (grein 5(1)(b)): Gögn söfnuð í einum tilgangi — þjónusta við viðskiptavini — geta ekki verið endurnotuð í öðrum tilgangi — innri ferlasskjöl — án löglegrar grundvallar. Reikningsskrár voru safnaðar til þjónustuveitu, ekki til innri skjalahalds. Þetta eru tveir aðskildir vinnsluætlamar. Að nota sömu skrárnar í báðum þarfnast gildrar löglegrar grundvallar sem flestir hópar hafa ekki sett upp.
Aðgangsstýring (grein 5(1)(f) og grein 32): Viðeigandi tæknilegar ráðstafanir verða að vernda persónugögn. Skjámyndir af reikningum viðskiptavina í tæki opnu fyrir alla 150 fulltrúa og verktaka — þar á meðal þá sem hafa engan aðgang að undirliggjandi reikningskerfinu — skapar of víðtækan aðgang.
Réttur til eyðingar (grein 17): Skráðar einstaklingar sem biðja um eyðingu eiga rétt á að fá skrár sínar fjarlægðar "án óhóflegs dráttar." Ef gögn þeirra birtast í 23 þekkingargrunnsgreinum sem innbyggðar skjámyndir, krefst beiðnin þess að finna og uppfæra allar 23 greinarnar. Það er erfitt án kerfis. GDPR-leiðbeiningar okkar um rétt til eyðingar fjalla um skrefin í smáatriðum.
Engin þessara eru jaðartúlkanir. Þær eru beinar beitingar reglugerðartextans á algegnar venjur.
Umgengning aðgangsstýringar
Alvarlegasta samræmisvandamál skjámynda í Confluence er umgengning aðgangsstýringar sem þær skapa.
Þjónustuhópar nota hlutverkamiðaða aðgangsstýringu (RBAC) til að takmarka hverjir geta skoðað reikningskerfi viðskiptavina. Stig 1-fulltrúar sjá grunnreikningsupplýsingar. Stig 2-fulltrúar sjá reikninga og tæknilegar skrár. Stjórnendur sjá fulltt reikningssniðmát.
Þegar Stig 2-fulltrúi skapar þekkingargrunnsgrein með skjámynd af fullum reikningi viðskiptavinar, verður sú skjámynd sýnileg öllum notendum tólsins. Stig 1-fulltrúar sem ættu ekki að sjá reikningsskrár geta nú skoðað þær. Verktakar án kerfisaðgangs geta skoðað þær. Nýr starfsfólk í upphafsfasa getur skoðað þær.
Skjámyndin umgengur RBAC-stýringu á reikningskerfinu viðskiptavinarins. Persónugögnin sem RBAC var byggð til að vernda eru nú opin öllum með aðgang að þekkingargrunni.
Þetta er ekki fræðileg áhætta. Þetta er venjuleg niðurstaða skjalaverkflæðisins. Skjámyndin situr þar án gildistíma, án aðgangsskrár og án endurskoðunarslóðar.
Hagnýtar úrbætar
Fyrir hópa sem finna þetta vandamál við GDPR-úttekt:
Afturvirkar úrbætar:
- Auðkenndu allar þekkingargrunnsíður með myndfylgiskjölum
- Keyra myndbundna PII-greiningu á hverju fylgiskjali
- Fara yfir flaggaðar myndir: tilvikum með mikinn áreiðanleika fer í yfirferðarbiðröð
- Fyrir hverja flaggaða mynd: skipta um hreinsaða útgáfu eða takmarka síðuaðgang
- Skrá úrbótaraðgerðir fyrir GDPR-gögn
Umfang afturvirks starfs er háð stærð þekkingargrunns. Fyrir þriggja ára gamlan þekkingargrunni hjá 50 manna þjónustuhóp getur fjöldi mynda náð þúsundum. Runuleg mynduvinnsla gerir þetta mögulegt. Handleg yfirferð flaggaðra mynda er lykillinn að þrengslum.
Fyrirbyggjandi stýringar:
- Þjálfa alla þjónustufulltrúa til að hreinsa skjámyndir áður en þær eru birtar á þekkingargrunni
- Gefa tæki: skjámyndafyllikjaratæki sem þurrka út nöfn viðskiptavina áður en límt er inn
- Bæta við yfirferðarskref: tilnefndur yfirferðarmaður skoðar greinar áður en birting, leitar sérstaklega að PII viðskiptavina í myndum
- Keyra fjórðungsleg runuskanning á öllum Confluence-fylgiskjölum
Lágmarksvirkt eftirlit: Birlingartilfelli gátlisti: "Fjarlægðu eða þurrkaðu út öll nöfn viðskiptavina, tölvupóstföng og reiknings-ID úr skjámyndum áður en birtingu." Með litla tækni, ekki sjálfvirkt, en skapar skjalað eftirlit. Fyrir lítil hóp er þetta byrjunarpunkturinn.
Sjá GDPR-samræmisyfirlit fyrir víðara lagalegt samhengi, og af hverju stefna án tæknilegrar stýringar mistekst til að skilja af hverju eingöngu-gátlistaraðferðir brotna við umfang.
Af hverju vandamálið vex með tíma
Án kerfisbundinna stýringa eykst PII-útsetning þekkingargrunns.
Magn: Sérhver ný grein með skjámynd viðskiptavinar bætir við heildarskyldunni. Þegar þjónustuhópurinn vex og þekkingargrunurinn stækkar, vex safnað PII einnig. Eiginleikarnir sem gera þessi verkfæri gagnleg — auðveld birting, varanlegar, víðtækur aðgangur — eru það sem gera PII-vandamálið verra.
Gleymdar greinar: Greinar um gamlar jaðartilfelli sem koma ekki lengur upp eru aðgengilegar. Þær halda PII frá viðskiptavinum sem hafa síðan sent inn eyðingarbeiðnir. Enginn skoðar grein sem síðast var uppfærð árið 2022.
Þverfunknadreifing: Þekkingargrunnar fara oft yfir þverteymis. Þjónustugrein með skjámyndir viðskiptavina kann að vera deilt með vöruhópnum, hönnunarhópnum eða utanaðkomandi verktökum til samhengis um eiginleikabeiðni eða villuskyrslu. Sérhver deiling víkkar markhópinn fyrir persónugögnin.
Eyðingarbaklog: Eftir því sem fleiri skrár viðskiptavina safnast í þekkingargrunni, verður svar við eyðingarbeiðnum flóknara. Án kerfis er engin áreiðanleg leið til að staðfesta að sérhvert tilvik skráa skráðs einstaklings hafi verið fundið og fjarlægt. Hópurinn getur ekki gefið trúverðuga staðfestingu á eyðingu.
PII í þekkingargrunni er auðveldara að koma í veg fyrir en að laga. Stýringar sem settar eru á nú forðast samsett úrbótavandamálið. Sérhver grein sem er gefin út án þurrkaðrar skjámyndar er úrbótaverk sem er frestað í framtíðina.