Az adatvédelmi eszközök vak foltja, amelyet még nem auditáltak
Az adatveszteség-megelőző (DLP) eszközök figyelik a hálózati forgalmat, az e-mail mellékleteket és a fájlátviteleket. Elkapják a TAJ-számokat tartalmazó táblázatokat. Megjelölik az ügyféllistákat tartalmazó e-maileket. Blokkolják az egészségügyi adatokat tartalmazó feltöltéseket.
Azonban nem fogják el a képernyőfelvételeket.
A képernyőfelvétel egy képfájl. A benne lévő személyes adatok pixelként vannak ábrázolva. Nem szövegként tárolódnak. A személyesadat-mintákat kereső DLP-motorok semmit sem találnak.
Nap mint nap a munkavállalók képernyőfelvételeket illeszenek be Slackre, Jirába, Teamsbe és e-mail-láncokba. Nulla DLP-riasztás érkezik.
Hogyan terjed a személyes adat képernyőfelvételeken keresztül a munkahelyen
A táv- és hibrid munkavégzés mindennapossá tette a képernyőfelvételek megosztását. A belső eszközök napról napra megtelnek velük.
A csapattagok felvételeket osztanak meg gyors kontextusátadás céljából:
- A támogatási munkatársak az ügyfélfiók-nézeteket rögzítik, hogy megosszák a csapatvezetőkkel.
- A fejlesztők a felhasználói beviteli adatokat is tartalmazó hibanaplókat osztanak meg.
- Az ügyfélmenedzserek CRM-rekordokat küldenek, hogy kontextust adjanak a pénzügyi csapatoknak.
- Az IT-adminisztrátorok rendszernézeteket rögzítenek a beállítások vállalkozók számára való dokumentálásához.
- A termékcsapatok irányítópult-nézeteket osztanak meg az érdekelt felek frissítéseiben.
Minden csatolmány tartalmazhat személyes adatokat. Egy ügyfélfiók-felvétel nevet, e-mail-címet, státuszt és számlázási címet tartalmaz. Egy hibanaploban lehetnek a felhasználók által megadott nevek, címek vagy telefonszámok. Egy CRM-rekord-felvétel a teljes ügyfélprofilt mutatja. Egy irányítópult-fájl felhasználói azonosítókat jeleníthet meg a diagramcímkékben.
A hozzáférés-ellenőrzési probléma
A képernyőfelvételek megosztása hozzáférés-ellenőrzési problémát is okoz.
A legtöbb szervezet szerepalapú hozzáférés-ellenőrzést (RBAC) alkalmaz az éles rendszereken. A támogatási munkatárs csak a saját sorában lévő rekordokat látja. A vállalkozó csak a hozzá rendelt projektek fájljait éri el.
Ha egy munkatárs egy ügyfélrekordot rögzít és beilleszti egy vállalkozókat is tartalmazó Slack-csatornába, a hozzáférés-ellenőrzés megkerülésre kerül. A vállalkozó olyan személyes adatokhoz jut hozzá, amelyekhez normál úton nem férhetett volna. Az alvállalkozói szerződés adja esetleg nem terjed ki erre az adattovábbításra. Az ügyfél GDPR-jogai esetleg nem vonatkoznak erre a vállalkozóra.
Ez a megkerülés a GDPR 5. cikke (1) bekezdésének f) pontját érinti, amely az integritást és a bizalmasságot szabályozza. A 28. cikk szerinti megfelelőségi problémát is okozhat, ha a vállalkozók a megfelelő adatkezelési szerződések nélkül jutnak személyes adatokhoz. Lásd GDPR-megfelelőségi útmutatónkat a 28. cikk szerinti kötelezettségek ellenőrzőlistájáért.
A képalapú személyesadat-felismerés mint technikai biztosíték
A felvételalapú személyes adat-expozíció technikai biztosítéka az OCR és az NLP-alapú felismerés kombinációja. A lépések egyszerűek.
- A munkavállaló rögzíti az ügyfélfelület képernyőjét.
- Megosztás előtt: feltölti a felvételt egy felismerési eszközbe.
- Az eszköz OCR-rel kinyeri a látható szöveget.
- Az NLP megtalálja a személyes adatok entitásait a szövegben.
- A munkavállaló jelentést kap: „Ez a felvétel a következőket tartalmazza: [ügyfélnév], [e-mail-cím], [fiókazonosító].”
- A munkavállaló ezután redakálja a személyes adatokat, szűkíti a megosztás hatókörét, vagy írásbeli indokkal folytatja.
Ez nem akadályoz meg minden megosztást. Megmutatja a személyes adatokat, mielőtt azok mozogni kezdenek. Az emberek ezután tájékozott döntéseket hozhatnak. Lásd, hogyan illeszkedik ez a védelmi stack kialakításába a biztosítékok oldalán.
Felhasználási eset: SaaS-helpdesk Jira-felvétel szabályzat
Egy SaaS-cég ügyfélszolgálata Jirát használt a fiókok problémáinak naplózásához. A jegyekhez csatolt fájlok felhasználói személyes adatokat tartalmaztak. Konkrétan:
- Felhasználói e-mail-címek a fiókkezelési képernyőkről.
- Előfizetési csomag részletei.
- Számlázási összegek és dátumok.
- Bizonyos esetekben részleges fizetési adatok.
Egy GDPR-audit 847, 18 hónap alatt létrehozott Jira-jegyet talált. Mindegyik személyes adatot tartalmazó csatolmányt hordozott. A Jira mind a 200 mérnök számára nyitva volt. Közülük néhányan vállalkozók voltak, akiknek nem volt adatkezelési szerződésük az ügyfelek számlázási adataira vonatkozóan.
Korrekciós lépések:
- Visszamenőleges audit: személyesadat-felismerés az összes meglévő csatolmányon. 312 jegyet jelöltek meg adatvédelmi tisztviselői (DPO) felülvizsgálatra.
- Jegytakarítás: 89 jegynél a fájlokat eltakarták, mielőtt újra csatolták.
- Folyamatváltozás: új munkafolyamat, amely megköveteli a személyes adatok ellenőrzését Jira-csatolmány előtt.
- Képzés: 15 perces foglalkozás az összes helpdesk-munkatárs számára.
Eredmények 90 nap után:
- Személyes adatokkal kapcsolatos incidensek a Jirában: 90%-kal csökkent.
- Fennmaradó incidensek: olyan esetek, ahol a munkatársak írásbeli diagnosztikai indokkal folytatták.
- Adatkezelési szerződés hatóköre: frissítve, hogy csökkentsék a vállalkozók felesleges személyesadat-expozícióját.
A 312 korábbi jegy megfelelőségi megállapítás volt. A 90%-os csökkentés az audit-válaszban a korrekció bizonyítékaként szolgált.
Felvétel-ellenőrzés beépítése a csapatok munkafolyamataiba
A személyes adatok ellenőrzését a működés lassítása nélkül bevezetni kívánó szervezetek számára több lehetőség is létezik.
Könnyűsúlyú megoldás: Egy böngészős eszköz, amelyet a munkavállalók Slackbe vagy Jirába való beillesztés előtt használnak. Húzzák be a felvételt, öt másodperc alatt személyesadat-jelentést kapnak, majd folytatnak vagy redakálnak.
Jira vagy ServiceNow hook: Felismerés, amely azelőtt fut, mielőtt a fájlok elérik a jegyeket. Úgy működik, mint a víruskereső a fájlfeltöltés előtt.
Slack-bot: Egy bot, amely a kiválasztott csatornákban fogadja a felvételfeltöltéseket. Személyesadat-felismerést futtat. Szálban tesz közzé választ az észlelt entitásokkal. Ez láthatóvá teszi a személyes adatokat anélkül, hogy blokkolná a munkafolyamatot.
Csapatszabvány és mintavétel: Heti automatizált ellenőrzés. A kollaborációs eszközökben lévő felvételek 10%-ának mintavétele. Felismerés futtatása. Eredmények jelentése a csapatvezetőnek. Ez elszámoltathatóságot épít anélkül, hogy blokkolna bármilyen munkafolyamatot.
GDPR-nyilvántartáshoz: a felvétel személyesadat-ellenőrzése a 32. cikk szerinti „szervezeti intézkedésnek” minősül. Írja le a biztosítékot — szabályzat és technikai eszköz. Adjon hozzá használati bizonyítékot. Ez teljesíti az 5. cikk (2) bekezdése szerinti elszámoltathatósági szabályt. Lásd megfelelőségi oldalunkat és a 32. cikkre vonatkozó szójegyzék-bejegyzést.
Szeretnék megtudni, hogyan kezeli ezt az anonym.legal az Ön csapata számára? Látogasson el az előfizetési oldalunkra vagy olvassa el az alapítói nyilatkozatot az anonimizálásról.
Források
- GDPR 5. cikk: Az adatkezelés elvei. ELLENŐRZÖTT-KÜLSŐ.
- GDPR 32. cikk: Az adatkezelés biztonsága. ELLENŐRZÖTT-KÜLSŐ.
- ICO: Beépített és alapértelmezett adatvédelem. ELLENŐRZÖTT-KÜLSŐ.