Pseudonymiser le dossier de demande d'aide juridictionnelle pour archivage au cabinet – Anonymisation conforme au RGPD selon RGPD, art. 6(1)(c)
La demande d'aide juridictionnelle contient des données financières et personnelles très détaillées sur le justiciable ; son archivage interne au cabinet doit être sécurisé. anonym.legal pseudonymise ces dossiers pour permettre un archivage conforme au RGPD tout en préservant les informations nécessaires au suivi du dossier.
Quand cela s'applique
S'applique lorsqu'un avocat constitue ou reçoit un dossier de demande d'aide juridictionnelle et souhaite en conserver une copie interne pseudonymisée dans ses archives, notamment pour les cabinets traitant de nombreux dossiers d'aide juridictionnelle.
Comment anonym.legal s'en occupe
- Téléverser le formulaire de demande d'aide juridictionnelle et les pièces justificatives en PDF.
- Identifier les données personnelles et financières : revenus, charges, situation familiale, références fiscales.
- Configurer les éléments procéduraux à conserver (numéro de dossier interne, juridiction concernée).
- Le moteur pseudonymise les données personnelles et financières en maintenant les catégories de données pour le suivi.
- Les pièces justificatives (avis d'imposition, relevés de ressources) sont pseudonymisées séparément.
- Générer le dossier pseudonymisé et le tableau de correspondance.
- Archiver la version pseudonymisée avec une durée de conservation alignée sur la durée de la procédure plus cinq ans.
Ce que vous fournissez
- Formulaire de demande d'aide juridictionnelle (PDF)
- Pièces justificatives de ressources (avis d'imposition, relevés)
- Attestation sur l'honneur de ressources le cas échéant
- Pièce d'identité (pour vérification — non archivée après traitement)
Limites & précautions
- Le dossier original transmis au bureau d'aide juridictionnelle n'est pas modifié — seule la copie interne est pseudonymisée.
- Les informations financières sont des données personnelles sensibles dont la pseudonymisation ne dispense pas du respect des obligations RGPD relatives à la minimisation des données collectées.
- anonym.legal ne gère pas les décisions du bureau d'aide juridictionnelle ni les délais d'instruction.
FAQ
L'aide juridictionnelle est-elle soumise au RGPD ?
Oui — la demande d'aide juridictionnelle implique le traitement de données personnelles sensibles (ressources, situation familiale). Ce traitement est fondé sur l'article 6(1)(c) RGPD (obligation légale) dans le cadre de la procédure d'accès à la justice. L'avocat, en conservant une copie du dossier, est responsable de traitement pour ses propres fins d'archivage.
Combien de temps conserver le dossier d'aide juridictionnelle au cabinet ?
La durée de conservation doit couvrir la durée de la procédure augmentée du délai de prescription applicable, généralement cinq ans en droit commun (Code civil, art. 2224). La CNIL recommande de ne pas conserver les pièces justificatives financières au-delà de cette durée.
La pseudonymisation suffit-elle à respecter le RGPD pour ces dossiers ?
La pseudonymisation est une mesure technique recommandée par le RGPD (art. 25 — protection des données dès la conception) mais ne constitue pas une exemption aux obligations RGPD. Elle réduit les risques en cas de violation et démontre la conformité au principe de minimisation, mais ne dispense pas des autres obligations (information, durée de conservation, droits des personnes).