Jaukta formāta e-atklāšana: atbilstības nepilnības novēršana
Ienāk dokumentu ražošanas pieprasijums. Kopums aptver piecus formātus: PDF līgumi, Word dokumenti, Excel izklājlapas, CSV eksporti un JSON žurnāli. Katram formātam nepieciešams cits rīks. Tā ir problēma.
- gada Everlaw e-atklāšanas pārskats atklāja, ka juridiskās komandas izmanto vidēji 3,2 rīkus jaukta formāta ražošanai. Darbības izmaksas ir augstas. Atbilstības risks ir augstāks.
Skatiet mūsu juridiskās atbilstības pārskatu un drošības prakses par to, kā mēs apstrādājam dokumentu ražošanu.
Kāpēc rīku sadrumstalotība rada nepilnības
Dažādi rīki nozīmē dažādus standartus. Seko trīs ievainojamības.
Entītiju pārklājums variē pēc rīka. Adobe Acrobat meklē teksta virknes, ko ievadāt ar roku. Tas pats nenosaka entītijas. Word makro var notvērt vārdus un e-pastus. Tas, visticamāk, palaiž garām vairāk nekā 280 citus entītiju veidus. Excel atrast-un-aizstāt nozvejo tikai to, ko ievadijāt. Viens un tas pats SSN PDF failā un Excel failā var saņemt atšķirīgu apstrādi no dažādiem rīkiem.
Audita pēdas sadalās. Katrs rīks reģistrē savas darbības — vai arī neko. DPA var jautāt, kā visi personas dati tika atrasti un apstrādāti. Trīs atsevišķi žurnāli no trim rīkiem ir vāja atbilde.
Iestatijumi laika gaitā mainās. PDF redakcijas noteikumu kopa pirms sešiem mēnešiem var nesakrist ar Word makro, kas atjaunināts pagājušajā nedēļā. Nepilnība paliek slēpta, līdz to atklāj ražošanas kļūda.
Tiesas ir risinājušas šo problēmu. Sankcijas par e-atklāšanas kļūdām ir atsaukušās uz nekonsekvento standartu pāri dokumentu veidiem vienā ražošanā. Tiesas sagaida sistemātisku procesu. Formātam specifiski rīki tam pretojas.
DSAR konsekvences prasība
GDPR DSAR ir konsekvences noteikums, kas iestrādāts likumā.
- pants prasa, lai datu subjekts saņemtu informāciju par visiem glabātajiem personas datiem. Ne visiem personas datiem PDF failos un lielākajā daļā Word dokumentos. Visiem.
ICO DSAR vadlīnijas par šo punktu ir skaidras. Organizācijām visās sistēmās un formātos jāpiemēro sistemātiska pieeja. Nepieciešama konsekventa metodika. Formātam specifiski rīki ar dažādiem standartiem neatbilst šai latiņai.
Kad DPA izmeklē DSAR sūdzību, rodas četri jautājumi:
- Kāds process atrada visus personas datus?
- Kādi rīki apstrādāja kādus dokumentu veidus?
- Kādi entītiju veidi tika meklēti katrā formātā?
- Kāda audita pēda pierāda pilnīgumu?
Atsevišķi rīki ar atsevišķiem žurnāliem nevar tīri atbildēt uz 3. un 4. jautājumu.
Vienotā dzinēja priekšrocība
Vienotais dzinējs palaiž vienu un to pašu noteikšanas loģiku uz katra formāta. Seko četras priekšrocības.
Konsekvents entītiju pārklājums. Sākotnējā iestatne ar 32 entītiju veidiem apstrādā PDF, DOCX, XLSX un CSV vienādi. SSN Excel failā saņem vienu un to pašu ticamības slieksni kā SSN PDF failā.
Viens audita pēdslieds. Viens žurnāls aptver visus failus partijā. Tas rāda faila nosaukumu, veidu, atklātās entītijas, ticamības vērtības un veiktās darbības. Viens dokuments pierāda atbilstību visai ražošanai.
Atsauces integritāte. Pieņemsim, ka "Sara Ozola" parādās PDF līgumā, Word vēstulē un Excel ierakstā. Viens un tas pats tokens — PERSON_0001 — aizstāj viņas vārdu visos trijos. Datu subjekts var izsekot savu ierakstu visā ražošanā.
Vienkāršāka darbplūsma. Iemetiet 15 failus jauktos formātos vienā partijā. Pielietojiet vienu sākotnējo iestatni. Iegūstiet 15 anonimizētas izvades un vienu audita pārskatu. Trīs atsevišķas rīku darbplūsmas sabrūk vienā.
Plašāku informāciju par sākotnējo iestatņu pielietošanu partijas uzdevumos skatiet mūsu ceļvedī par GDPR DSAR partijas apstrādi apjomā.
Federālā FOIA: viena un tā pati problēma apjomā
ASV federālās aģentūras saskaras ar jaukta formāta izaicinājumu lielākā apjomā.
FOIA pieprasijumi aptver mantotās datorsistēmu eksportus, mūsdienu Word dokumentus, skenētus PDF arhīvus un CSV un JSON datu bāzes eksportus. Neviena aģentūra neizmanto vienu formātu.
Justīcijas departaments un HHS abi ir izmēģinājuši automatizētas redakcijas sistēmas. Manuāla daudzformātu apstrāde nav mērogojama līdz to pieprasijumu apjomiem. Katram izmēģinājumam bija viena un tā pati pamatprasība: viens izņēmuma standarts visiem formātiem. Vajadzīgs arī dokumentēts audita pēdslieds.
Viens un tas pats princips attiecas ārpus federālās valdības. Jebkurai organizācijai ar daudzformātu atbilstības vajadzībām ir vajadzīga viena un tā pati lieta. Viens standarts. Viens audita pēdslieds. Tas ir aizstāvjamas atbilstības dokumentācijas pamats.
Advokātu biroja gadijuma izpēte
Vidēja lieluma advokātu birojs veica GDPR DSAR atbildes uzņēmumu klientiem.
Pirms apvienošanas birojs izmantoja četrus dažādus rīkus. Adobe Acrobat apstrādāja PDF failus. Word makro apstrādāja DOCX, aptverot tikai vārdus un e-pastus. Excel atrast-un-aizstāt apstrādāja XLSX. CSV eksporti gāja caur manuālu pārskatīšanu. Katrs DSAR aizņēma 8–12 stundas. Tikai 2–3 entītiju veidi tika pārbaudīti vienādi visos formātos.
Pēc vienotais dzinējs apstrādāja visus formātus vienā partijā. Sākotnējā iestatne: "DSAR ES persona". Dzinējs pārbaudīja 32 entītiju veidus vienādi katrā formātā. Katrs DSAR aizņēma mazāk nekā vienu stundu. Viens audita pārskats gāja pie DPO apstiprināšanai.
Birojs tagad var pierādīt konsekventu entītiju pārklājumu pāri katram dokumenta veidam DSAR ražošanā. Viens audita dokuments aptver katru atbildi. Laiks samazinājās no 8–12 stundām līdz mazāk nekā vienai stundai. Tā ir nozīmīga darbības pārmaiņa. Šī maiņa padarīja DSAR atbilstību par mērogojamu pakalpojumu, ko birojs varēja piedāvāt klientiem.
Saistīts: dokumentu formātu sadrumstalotība un PII anonimizācija.
Secinājums
Formātu sadrumstalotība ir atbilstības atbildība. Dažādi rīki nozīmē dažādus standartus. Dažādi standarti rada audita nepilnības. Audita nepilnības ienes regulatoru iedarbību.
Vienotais dzinējs to novērš pie avota. Viens noteikšanas standarts. Viens audita pēdslieds. Viens darbplūsmas — katram formātam.