Þjálfun í friðhelgisverkfæri: Frá vikum í klukkustundir með forskilgreiningum
LPO-fyrirtæki ræður 50 nýja starfsmenn í skjalaúttekt á hverju ári. Án forskilgreininga tekur þjálfunin þrjár vikur. Nýir starfsmenn þurfa að læra hvaða af 285+ einingategundum passar við hverja skjalategund. Þeir þurfa að velja réttu aðferðina. Þeir þurfa að stilla áreiðanleikaþröskulda. Að koma þessu öllu rétt upp tekur tíma.
Þrjár vikur þjálfunar fyrir 50 starfsmenn kostar um €60.000 á ári. Þar eru ekki meðtaldar framleiðslutap á meðan á námstíma stendur.
Eftir að forskilgreiningar voru bættar við: einn dagur þjálfunar. Árlegur kostnaður lækkar í €15.000. Það er sparnaður upp á €45.000.
Af hverju þjálfun í friðhelgisverkfæri tekur svo langan tíma
Nýir starfsmenn standa frammi fyrir þremur erfiðum valkostum áður en þeir vinna úr einu einasta skjali.
Val á einingum. Kerfið styður 285+ einingategundir á 48 tungumálum. Sex greiningarflokkar eru til: ríkisskírteini, fjármál, heilbrigðismál, persónuleg samskipti, auðkenni stofnana og sérsniðnar. Að velja rétta undirmengi fyrir hverja skjalategund er ekki fljótlegt. Það krefst þekkingar á einingabókasafninu og reglunum sem eiga við.
Val á aðferð. Fimm nafnleysinaðferðir eru í boði:
- Þurrka út — fjarlægir gögn að eilífu; hámarkar gagnafækkun
- Skipta út — skiptir raunverulegum gögnum út fyrir tilbúin gildi; gagnlegt fyrir ML þjálfunargagnasöfn
- Gervipersónugera — skapar stöðuga vörpun; heldur tengslum milli skráa; afturkræft með lykli
- Hylja — felur gögn á stafastigi; heldur lögun reitsins
- Dulkóða — AES-256 dulkóðun með lyklastjórnun; afturkræft með stjórnuðum aðgangi
Gott val krefst þekkingar á notkun niður á við og reglurnar sem eiga við. Nýir starfsmenn vita ekki alltaf hvort tveggja.
Áreiðanleikaþröskuldar. Hærri þröskuldur þýðir færri falskt jákvæð en fleiri týnd PII. Lægri þröskuldur grípur fleiri PII en bætir við endurskoðunarvinnu. Nýir starfsmenn sem taka þessa ákvörðun einir munu oft fara úrskeiðis.
Án forskilgreininga eru uppsetningarvillur í fyrstu viku um 22% í slíku þjálfunarumhverfi. Sumar villur skilja PII eftir. Aðrar fjarlægja of mikið.
Viðsnúningurinn með forskilgreiningar
Forskilgreiningar snúa þjálfunarvandanum við.
Án forskilgreininga: Nýir starfsmenn þurfa að læra einingategundir, aðferðafræði og stillingu þröskulda. Það er langt námskeið. Raunveruleg vinna bíður.
Með forskilgreiningum: Nýir starfsmenn læra hvaða forskilgreining passar við hverja skjalategund. Það er einfalt. Þeir þurfa ekki að þekkja hverja stillingu. Þeir velja réttu forskilgreininguna og vinna.
Regluvörður, DPO eða persónuverndarstjóri setur rétt val inn í forskilgreiningu einu sinni. Starfsmenn nota þessa valkosti. Þeir þurfa ekki að rökræða þá í hvert skipti.
Hér er hvernig þjálfunin lítur út fyrir og eftir.
Fyrir forskilgreiningar — 3 vikur samtals:
- 3 dagar: yfirlit yfir einingabókasafn
- 3 dagar: val á aðferð
- 3 dagar: stilling þröskulda og gæðaendurskoðun
- 3 dagar: reglugerðarkröfur (GDPR, HIPAA)
- 3 dagar: undirstöðuæfing
Eftir forskilgreiningar — 1 dagur samtals:
- 2 klukkustundir: greining á skjalategund
- 2 klukkustundir: val á forskilgreiningu eftir skjalaflokkum
- 2 klukkustundir: hvenær á að flagga úttak til endurskoðunar
- 2 klukkustundir: undirstöðuæfing á 3–4 skjaldæmum
Dæmið með LPO-fyrirtækið
Þetta fyrirtæki sinnir skjalaúttekt fyrir lögfræðistofur. Það meðhöndlar fjórar skjalategundir: bandarísk og evrópsk e-discovery, GDPR 15. greinar DSAR-svör, samningsúttekt og M&A áreiðanleikakönnun.
Fyrirtækið byggði upp forskilgreiningarbókasafn með fjórum nafngreinum forskilgreiningum:
- US E-Discovery Standard — nöfn, tölvupóstar, SSN, fjárhagslegar auðkennir; Þurrka út
- EU E-Discovery — GDPR — persónuupplýsingaflokkar ESB; Þurrka út
- DSAR-svar — auðkenni þriðja aðila, ekki eigin gögn hinna skráðu; Skipta út
- M&A áreiðanleikakönnun — viðskiptaauðkenni, fjárhagsgögn; Þurrka út
Þjálfun nýrra starfsmanna: fjögur skjaldæmi, eitt á forskilgreiningu, ásamt undirsett leiðsögn.
Fyrir forskilgreiningar:
- Þjálfunartími: 3 vikur
- Villuprósentan í fyrstu viku: 22%
- Árlegur þjálfunarkostnaður: €60.000
Eftir forskilgreiningar:
- Þjálfunartími: 1 dagur
- Villuprósentan í fyrstu viku: 3%
- Árlegur þjálfunarkostnaður: €15.000
3% leifar villuprósentu er auðvelt að grípa í gæðaeftirliti. 22% prósentan var það ekki. Hún olli reglufylgniatburðum sem kröfðust uppstigninga.
Aukalegur ávinningur: framleiðni á vikunum 1–3. Með forskilgreiningum framleiða nýir starfsmenn nothæft úttak frá degi tveimur. Án þeirra líða þrjár vikur áður en þeir vinna sjálfstætt.
Stofnanafræði í forskilgreiningunni
Hár starfsmannaveltan er algeng í skjalaúttekt. Án forskilgreininga fer þekkingin þegar starfsmenn hætta. Greiningamaðurinn sem fann réttu áreiðanleikastigninguna fyrir EU e-discovery nafnagreiningu er horfinn. Það innsæi fer með honum.
Með forskilgreiningum heldur uppsetningin. Forskilgreiningin "EU E-Discovery — GDPR" geymir prófaðar og samþykktar stillingar. Nýir starfsmenn nota hana frá degi einum. Enginn þarf að endurbyggja það sem fyrri teymið lærði.
Þetta skiptir mestu máli fyrir teymi sem stækka hratt eða standa frammi fyrir árstíðabundnum hámarkum. Forskilgreiningin er stofnanaminni. Hún fer ekki á eftirlaun.
Minnkun villna er reglufylgnimælikvarði
Fallið frá 22% í 3% er ekki bara þjálfunartala. Það er reglufylgnitala.
Hver uppsetningarvilla er ein af tveimur gerðum:
- Vantrygð nafnleysi: PII er eftir í úttakinu. Þetta skapar reglufylgniáhættu.
- Oftrygð nafnleysi: Gagnlegum gögnum er fjarlægt án þarfar. Þetta skaðar gæði vinnuafurðar.
Í skjalaúttekt getur vantryggð nafnleysi afhjúpað upplýsingar viðskiptavinar eða brotið gegn verndarfyrirmælum. Oftryggð nafnleysi sóar tíma lögfræðinga við að endurheimta samhengi sem var fjarlægt fyrir mistök.
Forskilgreiningar minnka báðar villurgerðir. Rétti aðilinn stillir uppsetninguna. Starfsmenn beita henni. Þeir túlka hana ekki.
Fyrir frekari upplýsingar um hvernig forskilgreiningarstjórnun dregur úr uppsetningarfleytni yfir tíma, sjá GDPR-reglufylgnihandbókina um uppsetningarfleytni. ML-teymi sem standa frammi fyrir sama vandanum geta beitt sömu lausninni — sjá endurtekjanlegar friðhelgisforskilgreiningar fyrir ML-þjálfunargögn.
Niðurstaða
Þjálfunartímabilið upp á 2–4 vikur er ekki innbyggt í hugbúnaðinn. Það kemur af því að krefjast þess af hverjum og einum að taka eigin uppsetningarákvarðanir.
Forskilgreiningar fjarlægja þá kröfu. Þær stytta þjálfunartíma og lækka villuprósentur. Þær varðveita stofnanafræði. Endurskoðendur fá skýra skráningu á því hvernig vinnsluákvarðanir voru teknar.
Hratt vaxandi teymi, árstíðabundin starfsemi og umhverfi með mikla starfsmannaveltingu hafa öll gagn af þessu. Þjálfun nýrra starfsmanna á klukkustundum í stað vikna er raunverulegur rekstrarlegur kostur.