Lahajedwali Si Nyaraka
Faili ya Word ni mkondo wa maandishi. Faili ya Excel ni kitu kingine. Seli zinaelekeza seli zingine. Fomula zinafanya kazi kwa safu. Jedwali za pivot zinachanganya data yenye majina. Makro zinapita kupitia kitabu kizima cha kazi. Zana nyingi za kufuta maandishi zinashughulikia Excel kama hati ya maandishi. Hiyo ni muundo mbaya.
Hapa kuna mfano rahisi. Safu wima A ina majina ya wateja. Safu wima D ina fomula hii: =VLOOKUP(A2, CustomerTable, 5, FALSE). Fomula hii inatafuta salio la akaunti kwa jina. Unabadilisha jina katika safu wima A. Haubadilishi fomula au jedwali la kutafuta. Fomula bado inarudisha salio halisi kwa jina la asili. Faili inaonekana safi. Si safi.
Hii ni ya kawaida katika faili za Excel za biashara. Data inaishi katika mahusiano — si tu katika seli. Kubadilisha thamani za seli bila kufuatilia mahusiano hayo kunaacha PII wazi.
GDPR Kifungu cha 28 na Kushiriki nje
GDPR Kifungu cha 28 kinashughulikia kushiriki data na wasindikaji. Ukituma data ya kibinafsi kwa mshauri, muuzaji, au mkaguzi, unahitaji ulinzi wa kiufundi uwe tayari.
Sema unahitaji kushiriki faili ya wateja yenye safu 50,000 na muuzaji wa uchambuzi. Usafirishaji wa PDF unafuta fomula. Pia unavunja faili kubwa zenye muundo mgumu. CSV pia inafuta fomula na jedwali za pivot. Hakuna inayompa muuzaji faili inayofanya kazi.
Chaguo pekee linalofanya kazi: kufuta ndani ya muundo wa asili wa Excel. Badilisha thamani zinazotambulisha. Hifadhi muundo. Muuzaji anapata faili inayofanya kazi. Unakidhi sharti la ulinzi la GDPR.
Mazingira Yasiyounganishwa na Mtandao
Asilimia 67 ya maombi ya ununuzi ya serikali na ulinzi yanazungumzia mahitaji ya mazingira yasiyounganishwa na mtandao (DISA 2024). Wakandarasi wa ulinzi wanashughulikia data ya wafanyakazi, rekodi za usafirishaji, na faili za ununuzi katika Excel. Hawawezi kutumia zana za wingu. Data haiwezi kuacha mtandao unaodhibitiwa.
Programu ya Mezani inasuluhisha hili. Inasindika faili za Excel kwenye mashine ya ndani. Hakuna simu za mtandao zinazotokea wakati wa usindikaji. Faili ya matokeo haiacha mazingira yasiyounganishwa na mtandao kamwe. Timu za ndani zinaweza kushiriki faili safi ndani ya mtandao unaodhibitiwa.
Hii inakidhi wasifu wa kiufundi unaohitajika kwa uzingatifu wa mikataba ya serikali.
Viwango Vitatu vya Akili ya Seli
Kufuta vizuri kwa Excel kunafanya kazi katika viwango vitatu kwa wakati mmoja.
Kiwango cha thamani: Tafuta na ubadilishe PII katika seli za kibinafsi. Majina, barua pepe, nambari za simu, na vitambulisho vya kitaifa vinagundulika kwa kutumia injini sawa ya ugunduzaji kama usindikaji wa nyaraka.
Kiwango cha fomula: Tafuta seli ambazo fomula zake zinarejelea seli za PII. Sasisha marejeleo hayo ili yaelekezee thamani zilizofutwa. Au badilisha fomula na matokeo yake ili kuzuia mfiduo wa PII kupitia fomula.
Kiwango cha muundo: Futa akiba za data za jedwali za pivot. Sindika safu na safu wima zilizofichwa. Shughulikia msimbo wa makro wa VBA unaotumia anwani au thamani maalum za seli.
Viwango vyote vitatu lazima vikimbie pamoja. Kurekebisha thamani bila kurekebisha fomula kunaacha PII mahali pake. Kurekebisha fomula bila kufuta akiba kunafanya vivyo hivyo.
Changamoto hii inaenea kwa kila muundo wa faili. Angalia jinsi utofauti wa muundo unavyoathiri ugunduzaji wa PII kwa mtazamo mpana.
Kwa timu zinazofanya kazi na data iliyounda katika kiwango cha API, angalia kupunguza data ya GDPR katika API za wakati halisi.
Ikiwa timu yako inafanya maudhui makubwa ya DSAR, angalia usindikaji wa kundi la DSAR wa GDPR kwa kiwango kwa mifumo ya mtiririko wa kazi inayotumika hapa.