اسپریڈ شیٹس دستاویزات نہیں ہیں
Word فائل ایک ٹیکسٹ سٹریم ہے۔ Excel فائل اس سے مختلف ہے۔ سیلز دوسرے سیلز کی طرف اشارہ کرتے ہیں۔ فارمولے رینجز پر چلتے ہیں۔ پیوٹ ٹیبلز نام زد ڈیٹا کو گروپ کرتے ہیں۔ میکرو پوری ورک بک میں گھومتے ہیں۔ زیادہ تر تنقیح ٹول Excel کو ٹیکسٹ دستاویز کی طرح ٹریٹ کرتے ہیں۔ یہ غلط نمونہ ہے۔
ایک سادہ مثال یہ ہے۔ کالم A میں صارف کے نام ہیں۔ کالم D میں یہ فارمولا ہے: =VLOOKUP(A2, CustomerTable, 5, FALSE)۔ یہ فارمولا نام کے ذریعے اکاؤنٹ بیلنس تلاش کرتا ہے۔ آپ کالم A میں نام بدل دیتے ہیں۔ آپ فارمولا یا لُک اَپ ٹیبل نہیں بدلتے۔ فارمولا اب بھی اصل نام کا اصل بیلنس واپس کرتا ہے۔ فائل صاف لگتی ہے۔ لیکن ہے نہیں۔
یہ انٹرپرائز Excel فائلز میں عام بات ہے۔ ڈیٹا رشتوں میں رہتا ہے — صرف سیلز میں نہیں۔ ان رشتوں کا سراغ لگائے بغیر سیل ویلیوز بدلنا PII کو بے نقاب چھوڑ دیتا ہے۔
GDPR آرٹیکل 28 اور بیرونی اشتراک
GDPR آرٹیکل 28 پروسیسرز کے ساتھ ڈیٹا اشتراک کا احاطہ کرتا ہے۔ اگر آپ کسی مشیر، فروش، یا آڈیٹر کو ذاتی ڈیٹا بھیجتے ہیں تو آپ کو تکنیکی حفاظتی اقدامات کی ضرورت ہے۔
فرض کریں آپ کو ایک تجزیاتی فروش کے ساتھ 50,000 قطاروں کی صارف فائل شیئر کرنی ہے۔ PDF ایکسپورٹ فارمولے ختم کر دیتی ہے۔ اس سے پیچیدہ فارمیٹنگ والی بڑی فائلیں بھی خراب ہو جاتی ہیں۔ CSV بھی فارمولے اور پیوٹ ٹیبلز ختم کر دیتی ہے۔ نہ تو فروش کو قابل استعمال ڈیٹا ملتا ہے۔
صرف ایک آپشن کام کرتا ہے: مقامی Excel فارمیٹ کے اندر گمنامی۔ شناختی اقدار کو بدلیں۔ ڈھانچہ برقرار رکھیں۔ فروش کو کام کرنے والی فائل ملتی ہے۔ آپ GDPR حفاظتی ضرورت پوری کرتے ہیں۔
ایئر گیپڈ ماحول
67 فیصد حکومتی اور دفاعی خریداری RFPs میں ایئر گیپڈ ماحول کی ضروریات کا ذکر ہے (DISA 2024)۔ دفاعی ٹھیکیدار Excel میں اہلکاروں کا ڈیٹا، لاجسٹکس ریکارڈز، اور خریداری فائلیں سنبھالتے ہیں۔ وہ کلاؤڈ ٹول استعمال نہیں کر سکتے۔ ڈیٹا کنٹرولڈ نیٹ ورک سے باہر نہیں جا سکتا۔
ڈیسک ٹاپ ایپ یہ مسئلہ حل کرتی ہے۔ یہ Excel فائلز کو مقامی مشین پر پروسیس کرتی ہے۔ پروسیسنگ کے دوران کوئی نیٹ ورک کال نہیں ہوتی۔ آؤٹ پٹ فائل ایئر گیپڈ ماحول سے کبھی نہیں نکلتی۔ اندرونی ٹیمیں کنٹرولڈ نیٹ ورک کے اندر صاف فائلیں شیئر کر سکتی ہیں۔
یہ حکومتی معاہدے کی تعمیل کے لیے درکار تکنیکی پروفائل پوری کرتا ہے۔
سیل انٹیلیجنس کی تین سطحیں
اچھی Excel گمنامی بیک وقت تین سطحوں پر کام کرتی ہے۔
ویلیو سطح: انفرادی سیلز میں PII ڈھونڈیں اور بدلیں۔ نام، ای میل، فون نمبر، اور قومی IDs کو اسی ڈیٹیکشن انجن سے نشان زد کیا جاتا ہے جو دستاویز پروسیسنگ میں استعمال ہوتا ہے۔
فارمولا سطح: وہ سیلز ڈھونڈیں جن کے فارمولے PII سیلز کا حوالہ دیتے ہیں۔ ان حوالوں کو اپ ڈیٹ کریں تاکہ وہ گمنام اقدار کی طرف اشارہ کریں۔ یا فارمولے کو اس کے نتیجے سے بدل دیں تاکہ فارمولا-بیسڈ PII بے نقابی بند ہو۔
ڈھانچہ سطح: پیوٹ ٹیبل ڈیٹا کیش صاف کریں۔ چھپی ہوئی قطاروں اور کالموں کو پروسیس کریں۔ VBA میکرو کوڈ کو سنبھالیں جو مخصوص سیل ایڈریسز یا اقدار استعمال کرتا ہے۔
تینوں سطحوں کو ایک ساتھ چلنا چاہیے۔ فارمولوں کو ٹھیک کیے بغیر اقدار ٹھیک کرنا PII کو جگہ پر چھوڑ دیتا ہے۔ کیش صاف کیے بغیر فارمولے ٹھیک کرنا بھی یہی کرتا ہے۔
یہ چیلنج ہر فائل فارمیٹ میں ہے۔ وسیع تر نظریے کے لیے دستاویز فارمیٹ کی بکھری ہوئی صورتحال PII ڈیٹیکشن کو کیسے متاثر کرتی ہے دیکھیں۔
API سطح پر ساختی ڈیٹا کے ساتھ کام کرنے والی ٹیموں کے لیے ریئل ٹائم APIs میں GDPR ڈیٹا کم سے کم کرنا دیکھیں۔
اگر آپ کی ٹیم بڑے پیمانے پر DSAR ایکسپورٹ چلاتی ہے تو پیمانے پر GDPR DSAR بیچ پروسیسنگ دیکھیں۔