Anonymiser le carnet d'entretien de copropriété pour cession ou audit – Anonymisation conforme au RGPD selon Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18
Le carnet d'entretien de copropriété, tenu par le syndic en vertu de l'article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, recense l'historique des travaux et des contrats de maintenance. Il peut contenir des données personnelles de prestataires et de membres du conseil syndical. anonym.legal pseudonymise ces données afin que le carnet puisse être transmis à un acquéreur ou à un auditeur sans exposer les identités.
Quand cela s'applique
Ce flux s'applique lorsqu'un syndic, un notaire ou un copropriétaire cédant souhaite transmettre le carnet d'entretien à un acquéreur potentiel de lot ou à un expert mandaté, dans le cadre de la due diligence immobilière ou d'un audit de gestion.
Comment anonym.legal s'en occupe
- Téléversez le carnet d'entretien au format PDF ou DOCX.
- Le moteur détecte les données personnelles : noms des membres du conseil syndical, des prestataires individuels et des artisans intervenus.
- Chaque personne identifiée reçoit un pseudonyme cohérent sur l'ensemble du document.
- L'historique des travaux, les dates d'intervention, les références des contrats d'entretien et les équipements concernés sont conservés intacts.
- La table de correspondance réversible est chiffrée et stockée en hébergement UE.
- Le carnet pseudonymisé est exporté en PDF pour transmission à l'acquéreur ou à l'auditeur.
- La réidentification est disponible si les prestataires doivent être recontactés.
Ce que vous fournissez
- Carnet d'entretien de copropriété en PDF ou DOCX
- Indication des données à pseudonymiser (conseil syndical, prestataires individuels)
- Précision sur la conservation des raisons sociales des sociétés prestataires
Limites & précautions
- anonym.legal ne vérifie pas l'exhaustivité du carnet ni la qualité des travaux répertoriés — cela relève du syndic et de l'expert éventuel.
- Les sociétés prestataires (personnes morales) sont conservées en clair par défaut ; seuls les intervenants personnes physiques sont pseudonymisés.
- Le carnet pseudonymisé peut être moins exploitable pour contacter des prestataires historiques ; la réidentification est recommandée pour ces démarches.
FAQ
Les garanties décennales et biennales des travaux répertoriés sont-elles conservées ?
Oui. Les dates de réception des travaux, les références des garanties décennales et biennales et les noms des entreprises garantissantes (personnes morales) sont conservés en clair. Seuls les noms des personnes physiques intervenantes sont pseudonymisés.
Le carnet d'entretien numérique tenu sur un logiciel de gestion peut-il être exporté et traité ?
Oui. Le moteur prend en charge les exports PDF ou DOCX issus des logiciels de gestion de copropriété. Les données structurées exportées sont traitées de la même manière que les documents numérisés.
Le traitement est-il conforme au RGPD pour les données de prestataires ?
Oui. La base légale est l'obligation légale au sens de l'article 6(1)(c) du RGPD (tenue du carnet imposée par la loi 1965). La pseudonymisation des artisans personnes physiques protège leurs données personnelles lors de la transmission à des tiers acquéreurs.