GDPR og eldri skjalageymsla: Hvernig á að vinna...

Hvers vegna skannaðir skjöl eru GDPR-eldun

Skannaðir skjöl eru oft gömul og innihalda PII sem hefur verið geymt í meira en 7 árum:

1. Eldri PDF-skjöl - Gamlir samningar, skjöl og önnur gögn
2. Myndir af skjölum - Skannuð myndir sem eru ekki aðgengilegar leita
3. Óendanleg snið - Mismunandi PDF-snið, myndasnið, og önnur snið
4. PII í myndum - Nöfn, netföng, og önnur PII sem felst innan mynda

Flestir aðilar eru ekki með endanleg ferli til að fást með öllum þessum eldri gögnum á GDPR-samhæfðu móti.

Hvað GDPR krefst

Isamkvæmt GDPR þarf þú að:

1. Finna - Finna allt PII í öllum eldri gögnum
2. Eyða - Eyða eða afnýta allt PII
3. Skjöl - Gera og veita skrár um aðgerðir

Flestir aðilar eru ekki með endanleg ferli til að gera þetta.

Hvað gera skal

Hægt er að nota Anonym.legal til að:

1. Innfæra skannaða skjöl - Styrkir PDF, myndir, og önnur snið
2. Nota OCR - Ná texta frá myndum
3. Greina PII - Finnur allt PII
4. Afnýta - Eyða eða afnýta allt PII
5. Endurskoðun - Sannprofa að allt PII hafi verið eytt
6. Flytja - Flytja afnýtuðu skrár úr Anonym.legal

Þetta getur stórfenglega dregið úr tíma og traustsímum.