Hvers vegna Excel er PII-eldun
Excel-skrár innihalda flókin gögn sem oft eru óhugsað tengd PII:
- Óflókin PII - Viðskiptavinaraddir, tölvupóstföng, sími og fæðingardagar
- Faldin gögn - Falin blöð, falin línur, og dálkar sem innihalda PII
- Formúlur - Excel-formúlur sem vísa í aðrar gagnagrunnastöðvar, eins og gagnagrunnir eða önnur Excel-skrá
- Athugasemdareintrygging - Athugasemdir sem eru búnar PII (t.d. "Þessi viðskiptavinur heitir") sem ekki sjást fyrir augunum
- Frjáls texti - Náttúrulegir tungumalanærðir textar sem eru hugsaðir rangt með PII
Flestir aðilar nota ein vel þekkt PII-afnögunaraðgerðir (til dæmis að eyða dálkum eða nota FIND-og-REPLACE) og trúa því að þeir séu GDPR-samhæfðir. En þeir eru það ekki.
Hvað GDPR krefst
Isamkvæmt GDPR þarf þú að:
- Eyða öllu PII - Jafnvel þeirri sem felst innan athugasemdum, falinni texta eða formúlum
- Endurskoðun - Sannprófun sem þú hafir eytt öllu PII
- Skjöl - Sem sannprofa að þú sannaðir
Flestir aðilar nota Excel FIND-og-REPLACE eða nota handvirka reykt fyrir þess verkið. Þetta er endalaust tímafrekt og villareiknað.
Hvað gera skal
Hægt er að nota Anonym.legal til að:
- Innfæra Excel-skrá - Styrkir .xlsx og .csv
- Greina PII - Finnur allt PII, jafnvel sem felst inni frjálsum texta
- Afnýta - Sléttar, raunsitlar eða dulkóðun með því að nota þær aðferðir sem þú velur
- Endurskoðun - Sannprofa að allt PII hafi verið eytt
- Flytja - Flytja afnýtuðu skrá í og úr Anonym.legal
Þetta getur stórfenglega dregið úr tíma og traustsímum.