E-Discovery ja Segatud Failivormingud
E-discovery protsess käsitleb sageli mitme failivormingu dokumente: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), Outlook (.pst), jne.
Ka punkt on, et iga fail nõuab erinevat anonüümimisen lähenemist.
Peamised Segatud Formaadid E-Discovery'is
PDF-id
Ohtused:
- Redaktsiooni pesemise risk (ülalpool kirjeldatud)
- Metaandmete info (autori nimi, muutmise kuupäev, jne)
- Suletud tekstide salvestamine
Anonüümimise meetodid:
- Redakteerimise tarkvarad (nt. Nuix, Everlaw)
- Otsese PDF teksti eemaldamise tarkvarad
Word Dokumendid (.docx)
Ohtused:
- Jälgimise muudatused (Track Changes) jätavad ajaloo
- Kommentaarid sisaldavad tundlikke andmeid
- Metaandmete info (autori nimi, muutmise ajalooleht)
- Väidetavalt "peidetud tekst" XML-is
Anonüümimisen meetodid:
- Muudatuste jälitamise eemaldamine
- Kommentaaride eemaldamine
- Metaandmete puhastamine
- XML-i kontroll "peidetud tekstide" jaoks
Excel Tabelid (.xlsx)
Ohtused:
- Valemid sisaldavad salajast konteksti
- Varjatud read võivad sisaldada andmeid
- Metaandmete info
- Mitme lehe vahel peidetud viited
Anonüümimisen meetodid:
- Valemite eemaldamine või asendamine väärtustega
- Varjatud ridade nähtavaks tegemine ja kontrollimine
- Metaandmete puhastamine
- Mitme lehe struktuuri kontrollimine
Outlook Failid (.pst)
Ohtused:
- E-kirjad sisaldavad ajaloo
- Manused sisaldavad muid failivorminguid
- Kustutatud kirjad võivad jääda faili sisse
Anonüümimisen meetodid:
- E-kirjade sisu anonüümimise
- Manuste kontroll
- PST faili uuesti koostamine
GDPR Vastavuse Raamistik
GDPR nõuab, et kõik segatud formaadid oleksid samad anonüümimisen taseme all.
Lahendus:
- Failide dokumenteerimine: Loetelu kõikidest failidest ja nende vormaatidest
- Anonüümimisen nõuded: Määrake, millised andmed tuleb anonüümida igal failivormingul
- Automaatne teisendus: Muundage kõik failid üheks formaatiks (tavaliselt PDF)
- Anonüümimisen protsess: Rakendage anonüümimist PDF formaadis
- Audit: Kontrollige, et kõik failid on anonüümitud
Praktiline Lahendus
Anonym.legal võib automatiseerida segatud failivormingute anonüümimist:
- Laadige failid üles
- Süsteem teisendab erinevad formaadid PDF-iks
- Rakendab anonüümimist PDF tasandil
- Tagastab anonüümitud dokumendid
Järeldus
Segatud failivormingute e-discovery protsess nõuab automatiseeritud lahendust, et tagada GDPR vastavus kõikidel failidel.