Segavorminguga e-avastamine: nõuetele vastavuse lünga sulgemine
Dokumentide tootmistaotlus saabub. Komplekt hõlmab viit vormingut: PDF-lepingud, Wordi dokumendid, Exceli arvutustabelid, CSV-eksportid ja JSON-logid. Iga vorming vajab erinevat tööriista. See on probleem.
- aasta Everlawi e-avastamise aruanne leidis, et juriidilised meeskonnad kasutavad segavormingulise tootmise jaoks keskmiselt 3,2 tööriista. Tegevuskulud on kõrged. Vastavusrisk on veelgi kõrgem.
Vaadake meie juriidilise nõuetele vastavuse ülevaade ja turvastavad dokumenditootmiste käsitlemise kohta.
Miks tööriistade killustumine tekitab lünki
Erinevad tööriistad tähendavad erinevaid standardeid. Kolm haavatavust järgneb.
Olemite hõlmavus varieerub tööriistiti. Adobe Acrobat otsib tekstistringivaid, mille sisestate käsitsi. See ei tuvasta olemeid iseseisvalt. Wordi makro võib tabada nimesid ja e-posti aadresse. Tõenäoliselt jätab see vahele 280+ muud olemitüüpi. Exceli otsi-ja-asenda tabab ainult selle, mille tippisite. Sama SSN PDF-is ja Exceli failis võib saada erinevat käsitlust eri tööriistadelt.
Auditilogid jagunevad eraldi. Iga tööriist logib oma toimingud - või mitte midagi. DPA võib küsida, kuidas kõik isikuandmed leiti ja käideldi. Kolm eraldi logi kolmest tööriistast on nõrk vastus.
Seaded triivivad aja jooksul. PDF-i tsenseerimise reeglistik kuus kuud tagasi ei pruugi vastata eelmisel nädalal uuendatud Wordi makrole. Lünk jääb peidetuks kuni tootmisviga selle paljastab.
Kohtud on selle probleemiga tegelenud. E-avastamise vigade eest määratud sanktsioonid on viidanud ühe tootmise piires ebajärjepidevale standardile dokumentide erinevate tüüpide vahel. Kohtud ootavad süstemaatilist protsessi. Vorminguspetsiifilised tööriistad töötavad selle vastu.
DSAR-i järjepidevuse nõue
GDPR DSAR-idel on järjepidevuse reegel seaduses endas.
Artikkel 15 nõuab, et andmesubjekt saaks teavet kõigi hoitavate isikuandmete kohta. Mitte kõigi isikuandmete kohta PDF-ides ja enamiku Wordi dokumentides. Kõigi kohta.
ICO DSAR juhend on selles punktis selge. Organisatsioonid peavad rakendama süstemaatilist lähenemist kõigis süsteemides ja vormingutes. Nõutav on järjepidev metoodika. Vorminguspetsiifilised tööriistad erinevate standarditega ei vasta sellele nõudele.
Kui DPA uurib DSAR-kaebust, kerkib esile neli küsimust:
- Milline protsess leidis kõik isikuandmed?
- Millised tööriistad töötlesid milliseid dokumenditüüpe?
- Milliseid olemitüüpe otsiti igas vormingus?
- Milline auditilogi tõendab täielikkust?
Eraldi tööriistad eraldi logidega ei suuda küsimusi 3 ja 4 selgelt vastata.
Ühtse mootori eelis
Ühtne mootor käivitab sama tuvastamisloogika kõigil vormingutel. Neli eelist järgneb.
Järjepidev olemite hõlmavus. Eelseadistus 32 olemitüübiga töötleb PDF-i, DOCX-i, XLSX-i ja CSV-i samal viisil. Excelis olev SSN saab sama usaldusväärsuse lävendi kui PDF-is olev SSN.
Üks auditilogi. Üks logi katab kõik partii failid. See näitab faili nime, tüüpi, tuvastatud olemeid, usaldusväärsuse väärtusi ja võetud toiminguid. Üks dokument tõendab vastavust kogu tootmise jaoks.
Referentsiaalne terviklikkus. Öelgem, et "Sarah Johnson" ilmub PDF-lepingus, Wordi kirjas ja Exceli kirjes. Sama märk - PERSON_0001 - asendab tema nime kõigis kolmes. Andmesubjekt saab oma kirjet jälgida kogu tootmise ulatuses.
Lihtsam töövoog. Lohistage 15 segavorminguga faili ühte partiisse. Rakendage üks eelseadistus. Saage 15 anonümiseeritud väljundit ja üks auditiaruanne. Kolm eraldi tööriista töövoogu koonduvad üheks.
Lisateabe saamiseks selle kohta, kuidas eelseadistused toimivad partiitöötluses, vaadake meie juhendit GDPR DSAR partii töötlemine suurel skaalal.
USA föderaalne FOIA: sama probleem suuremas mahus
Ameerika Ühendriikide föderaalsed asutused seisavad segavorminguga väljakutse ees suuremas mahus.
FOIA-taotlused hõlmavad vanu peasüsteemide ekspordid, kaasaegsed Wordi dokumendid, skannitud PDF-arhiivid ning CSV- ja JSON-andmebaasieksportid. Ükski asutus ei kasuta ühte vormingut.
Justiitsministeerium ja HHS on mõlemad testinud automatiseeritud tsenseerimissüsteeme. Käsitsi segavormingulise töötlemine ei skaleeeru nende taotluste mahuga. Igal piloodil oli sama põhinõue: üks vabastuse standard kõigil vormingutel. Nõuti ka dokumenteeritud auditiloogu.
Sama põhimõte kehtib väljaspool föderaalvalitsust. Igal organisatsioonil segavorminguliste nõuetele vastavuse vajadustega on sama asi. Üks standard. Üks auditilogi. See on kaitstavate nõuetele vastavuse dokumentide alus.
Advokaadibüroo juhtumi uuring
Keskmise suurusega advokaadibüroo haldas ettevõtteklientide GDPR DSAR-vastuseid.
Enne ühtlustamist kasutas büroo nelja erinevat tööriista. Adobe Acrobat käsitles PDF-e. Wordi makro käsitles DOCX-i, hõlmates ainult nimesid ja e-posti aadresse. Exceli otsi-ja-asenda käsitles XLSX-i. CSV-eksportid läbisid käsitsi ülevaatuse. Iga DSAR võttis 8-12 tundi. Ainult 2-3 olemitüüpi kontrolliti samal viisil kõigis vormingutes.
Pärast käsitles ühtne mootor kõiki vorminguid ühes partiis. Eelseadistus: "DSAR EL-i üksikisik." Mootor kontrollis 32 olemitüüpi samal viisil kõigis vormingutes. Iga DSAR võttis alla ühe tunni. Üks auditiaruanne läks DPO-le heakskiitmiseks.
Büroo suudab nüüd tõendada järjepidevat olemite hõlmavust iga DSAR-tootmise dokumenditüübi lõikes. Üks auditidokument katab iga vastuse. Aeg langes 8-12 tunnilt alla ühe tunni. See on märkimisväärne tegevusmuutus. Nihe tegi DSAR-nõuetele vastavuse skaleeritavaks teenuseks, mida büroo sai klientidele pakkuda.
Seotud: dokumendivormingute killustumine ja PII anonümiseerimine.
Kokkuvõte
Vormingute killustumine on nõuetele vastavuse vastutus. Erinevad tööriistad tähendavad erinevaid standardeid. Erinevad standardid loovad auditilünki. Auditilüngad toovad regulaatori kokkupuute.
Ühtne mootor parandab seda lähtepunktis. Üks tuvastamise standard. Üks auditilogi. Üks töövoog - iga vormingu jaoks.