Gia Tăng DSAR: Xử Lý Hàng Loạt Để Tuân Thủ GDPR
GDPR Điều 12 đặt ra thời hạn một tháng. Các tổ chức phải trả lời Yêu cầu Truy cập Chủ thể Dữ liệu trong vòng 30 ngày. Các trường hợp phức tạp được gia hạn 60 ngày. Đồng hồ bắt đầu từ khi nhận. Không có thời gian ân hạn. Bỏ lỡ thời hạn tự nó đã là vi phạm.
Năm 2024, các khoản phạt của DPA đã làm cho quyền dữ liệu được biết đến rộng rãi. DPC Ireland phạt LinkedIn 310 triệu euro vì sử dụng quảng cáo hành vi mà không có sự đồng ý hợp lệ. Họ phạt Meta 251 triệu euro vì không thông báo vi phạm dữ liệu kịp thời. Mỗi khoản phạt mang đến một chiến dịch nhận thức. Nhiều người hơn biết họ có quyền. Khối lượng DSAR tăng lên.
Khung Thực thi Phối hợp 2024 của EDPB nhắm vào các lỗi về quyền truy cập. Các tổ chức không thể hiển thị hồ sơ DSAR rõ ràng hiện phải đối mặt với nhiều giám sát hơn.
Xem tổng quan tuân thủ và các thực hành bảo mật của chúng tôi để biết cách chúng tôi hỗ trợ các nghĩa vụ GDPR.
Vấn Đề PII Của Bên Thứ Ba
Các phản hồi DSAR tạo ra một vấn đề cụ thể: PII của bên thứ ba.
Một chủ thể dữ liệu yêu cầu tất cả hồ sơ về họ. Những hồ sơ đó có thể đề cập đến người khác. Một ghi chú hỗ trợ có thể bao gồm số điện thoại của khách hàng khác. Một chuỗi email có thể hiển thị địa chỉ của đồng nghiệp. Hồ sơ khiếu nại có thể đề cập đến bên thứ ba. Gửi những hồ sơ đó ra ngoài sẽ lộ dữ liệu của người khác. Đó là vi phạm riêng biệt đối với quyền của họ.
Bạn phải xem xét từng tài liệu. Bạn phải xóa các tham chiếu đến bên thứ ba trước khi gửi. Một công ty viễn thông với 300 DSAR mỗi tháng có khoảng 50 tài liệu mỗi yêu cầu. Đó là 15.000 tài liệu mỗi tháng — chỉ để tuân thủ DSAR.
Một nhóm ba người không thể làm được điều đó. Xem xét thủ công không phù hợp trong cửa sổ một tháng ở quy mô đó.
Kiến Trúc Xử Lý Hàng Loạt
Một cài đặt sẵn phản hồi DSAR giải quyết điều này. Cài đặt sẵn quét từng tài liệu. Nó tìm tất cả tên người, thông tin liên lạc và các định danh khác. Nó ẩn danh hóa mọi kết quả khớp ngoại trừ những kết quả thuộc về người yêu cầu. Bạn nhập tên và số tài khoản của người đó khi bắt đầu công việc.
Các khách hàng khác được đề cập trong hồ sơ đều được ẩn danh hóa. Nhân viên được trích dẫn trong ghi chú dịch vụ đều được ẩn danh hóa. Bên thứ ba trong email đều được ẩn danh hóa. Tất cả điều này xảy ra trước khi gói tài liệu được tổng hợp.
Xử lý 50 tài liệu mất vài phút — không phải vài giờ. Nhóm tuân thủ kiểm tra đầu ra để phát hiện các trường hợp ngoại lệ. Thời gian phản hồi giảm từ vài tuần xuống còn vài ngày.
Truy cập trang thực thể của chúng tôi để xem những loại dữ liệu nào mà cài đặt sẵn phát hiện theo mặc định.
Điều Gì Quan Trọng Cho Quy Trình Có Thể Bảo Vệ
Ba điều làm cho quy trình DSAR có thể bảo vệ được.
Tốc độ. Các công cụ hàng loạt loại bỏ điểm nghẽn gây ra sự chậm trễ ở quy mô lớn.
Độ chính xác. Cài đặt sẵn phải xóa PII của bên thứ ba mà không chạm vào hồ sơ của chủ thể dữ liệu. Một cài đặt sẵn được cấu hình tốt xử lý được sự phân biệt này.
Dấu vết kiểm tra. Điều 5(2) yêu cầu bằng chứng tuân thủ. Các lần chạy hàng loạt ghi lại những tài liệu nào được xử lý, cài đặt sẵn nào được sử dụng và khi nào. Nhật ký đó là bằng chứng của bạn.