Anonymiser le registre du personnel pour contrôle et audit externe – Anonymisation conforme au RGPD selon Code du travail L1221-13
Le registre unique du personnel, obligatoire en vertu de l'article L1221-13 du Code du travail, recense nominativement chaque salarié avec son contrat, sa nationalité et ses dates d'entrée et de sortie. anonym.legal pseudonymise les identifiants individuels afin que ce registre puisse être présenté à des auditeurs ou partagé en interne sans exposer les données personnelles des salariés.
Quand cela s'applique
Ce flux s'applique lors d'un audit externe, d'une due diligence en cas de cession d'entreprise, ou d'une communication interne à la direction où seule la structure de l'effectif importe et non les identités individuelles.
Comment anonym.legal s'en occupe
- Exportez le registre du personnel depuis votre SIRH au format CSV, XLSX ou PDF.
- Téléversez le fichier dans anonym.legal.
- Le moteur identifie les colonnes contenant des données personnelles : noms, prénoms, numéros de Sécurité sociale, adresses et nationalités.
- Chaque salarié reçoit un identifiant pseudonyme cohérent permettant de maintenir la cohérence des lignes dans le tableau.
- Les catégories de contrat, dates d'entrée, dates de sortie et types de poste sont conservées pour l'analyse structurelle.
- La correspondance est chiffrée et stockée en hébergement UE.
- Le registre pseudonymisé est exporté dans le format d'origine pour partage sécurisé.
Ce que vous fournissez
- Registre du personnel en CSV, XLSX ou PDF
- Mapping des colonnes à pseudonymiser
- Période couverte par le registre
Limites & précautions
- Le registre pseudonymisé ne peut pas se substituer au registre légal original lors d'un contrôle de l'inspection du travail visé à l'article L8113-7 du Code du travail.
- La pseudonymisation préserve la cohérence des lignes mais ne garantit pas l'anonymat si d'autres données externes permettent une corrélation.
- Les formats propriétaires de certains SIRH peuvent nécessiter une conversion préalable.
FAQ
Le registre pseudonymisé peut-il être présenté lors d'une due diligence ?
Oui. Dans le cadre d'une due diligence, seule la structure de l'effectif (catégories de contrat, ancienneté, types de postes) est généralement requise par l'acquéreur à ce stade préliminaire. La version pseudonymisée répond à ce besoin tout en protégeant les données personnelles des salariés.
La cohérence des identifiants est-elle maintenue sur plusieurs exports successifs ?
Oui. Le moteur maintient une table de correspondance persistante qui garantit qu'un même salarié reçoit le même pseudonyme dans tous les exports traités dans le cadre du même projet.
Faut-il informer les salariés de la pseudonymisation du registre ?
La pseudonymisation est un traitement interne à l'employeur. Votre délégué à la protection des données pourra vous confirmer si ce traitement spécifique relève de l'obligation d'information des personnes au titre des articles 13 et 14 du RGPD selon le contexte d'usage.