Как правителствените агенции могат да намалят времето...

Как правителствените агенции могат да намалят времето за обработка на FOIA с 80% с редактиране на пакетна информация, позволяваща лично идентифициране

Натрупването на FOIA към Министерството на правосъдието на САЩ надхвърли 100 000 искания през 2024 г. Федералните агенции са получили 1,5 милиона FOIA искания през финансовата 2024 г. — увеличение с 25% спрямо финансовата 2023 г. Средна цена за обработка: $482 на заявка. За сложни заявки, включващи хиляди документи, разходите ескалират до стотици хиляди долари.

Основният двигател на цената и времето за обработка на FOIA е ръчният преглед и редактиране на документи. Член на юридическия екип, който отделя 30-45 минути на документ за преглед и редактиране на PII, предмет на освобождаване от FOIA, е тясното място. Автоматизацията променя фундаментално тази икономика.

Проблемът с редакцията на FOIA

Отговорите на Закона за свобода на информацията изискват редактиране на информация, освободена от разкриване. Основните изключения, включващи PII:

Изключение 6: „Лични и медицински досиета и подобни досиета, чието разкриване би представлявало очевидно неоправдано нахлуване в личната неприкосновеност.“ Обхваща имена, домашни адреси, лични имейл адреси, телефонни номера и лични идентификатори на частни лица.

Изключение 7(C): „Записите или информацията, събрани за целите на правоприлагането... може разумно да се очаква да представляват неоправдано нахлуване в личната неприкосновеност.“ Обхваща личната информация на служители на правоприлагащите органи, свидетели, информатори и обекти на разследване.

Само изключение 6 се прилага за по-голямата част от редакциите на документи в рутинни FOIA отговори. Всяко име, адрес, телефонен номер или имейл адрес на частно лице трябва да бъде прегледано и евентуално редактирано в хиляди документи.

Текущи разходи за ръчен процес

Правителството на окръг получава искане FOIA за 2500 имейл записа от разследване на градския съвет. Процесът на правен преглед:

Разпределение на времето за всеки документ:

• Адвокат или помощник-юрист чете документ: 5-10 минути
• Идентифицира PII, предмет на изключение 6: 3-5 минути
• Ръчно редактира всеки идентифициран елемент: 5-15 минути
• Решения за редактиране на документи: 2-3 минути

Общо за документ: 15-33 минути За 2500 документа: 625-1375 часа адвокат/помощник При тарифи за държавно таксуване от €80-200/час: €50 000-275 000 разходи за труд

График: С екип от 5 рецензенти, работещи по 8 часа на ден, 2500 документа отнемат 16-34 седмици — 4-8 месеца.

Ето защо съществуват FOIA натрупвания. Това не е бюрократично безразличие; това е истинско ограничение на ресурсите, когато ръчният преглед е единствената опция.

Работният процес за автоматизирана редакция

Пакетното редактиране на PII променя процеса:

Фаза 1: Автоматизирано редактиране (за една нощ) Качете всичките 2500 документа за групова обработка. Конфигурирайте предварително зададено „FOIA Изключение 6“:

• Лични имена (лица)
• Домашни адреси
• Лични имейл адреси
• Лични телефонни номера
• Социалноосигурителни номера
• Медицински номера

Време за обработка: 2500 имейла със стандартна дължина = 3-6 часа обработка през нощта.

Фаза 2: Преглед на изключения (дни, не месеци) Автоматизираното редактиране не е перфектно – контекстът има значение. „Джон Смит“, градският съветник, е държавен служител и може да не подлежи на Освобождение 6 в зависимост от контекста. „Джон Смит“, частният гражданин, който писа до съвета, е защитен.

Правният екип преглежда автоматизирания изход, а не необработените документи:

• Маркирайте документи, където контекстът предполага, че автоматизираната редакция може да е била прекалено или недостатъчно включена
• Приложете анализ на освобождаване 7 към записи, свързани с правоприлагането
• Преглед на съвещателния процес и привилегията между адвокат и клиент (Изключения 4-5) отделно

Време за преглед по изключение: 10-15% от документите изискват преглед от адвокат Адвокатско време: 250-375 документа × 20 минути = 83-125 часа

Фаза 3: Производство Финализирайте прегледаните документи, генерирайте FOIA пакет с отговори.

Сравнение на общо време:

• Ръчен процес: 4-8 месеца
• Автоматизиран + преглед по изключение: 2-4 седмици

Сравнение на разходите:

• Ръчен процес: €50 000-275 000
• Автоматизирана обработка + преглед по изключение: €5,000-25,000 (предимно труд по преглед по изключение)
• Цена на инструмента: минимална (групова обработка при ценообразуване на жетони)

80% намаление на разходите, цитирано в заглавието, е постижимо за големи FOIA отговори, където редактирането на Освобождение 6 PII е основната задача.

Внедряване: FOIA Exemption 6 Preset Configuration

Създаване на стандартизирана предварително зададена редакция на FOIA:

Типове обекти за включване:

• PERSON (имена на частни лица — изисква преглед на контекста)
• EMAIL_ADDRESS (лични имейл акаунти)
• PHONE_NUMBER (лични телефонни номера)
• LOCATION (домашни адреси, местоположения, свързани с пребиваване)
• US_SSN (социалноосигурителни номера)
• MEDICAL_RECORD (където медицинските досиета са част от искането)
• DATE_OF_BIRTH (персонален идентификатор)

Типове обекти за изключване или маркиране за преглед:

• Официални правителствени имейл адреси (публичен регистър)
• Офис телефонни номера (публичен регистър)
• Имена на държавни служители в служебното им качество

Метод на редактиране:

• Основно: Замяна на черна лента (съвпадаща със стандартния външен вид на редакцията FOIA)
• Алтернатива: Замяна с "[REDACTED - Освобождение 6]" нотация за изрична документация за освобождаване

Изискване за последователност: Приложете една и съща конфигурация към всички документи в пакет. Непоследователното редактиране (редактиране на име в един документ, но не и в друг) създава правно излагане и може да изисква повторна обработка.

Държавно и местно управление FOIA (еквиваленти на CPRA, OPRA, FOIA)

Законът за публичните регистри на Калифорния (CPRA), Ню Джърси OPRA, Мичиган FOIA и еквивалентните щатски закони създават подобни изисквания за редактиране за държавните и местните власти – често с още по-строги срокове за отговор (10 дни в Калифорния срещу 20 дни федерални).

Държавните и местните власти разполагат с по-малко ресурси от федералните агенции. Окръжните правни екипи от 2-5 адвокати не могат да поемат 1375 адвокатски часа за едно голямо искане за документи. Автоматизираното редактиране не е подобрение на ефективността на ниво местно управление — то е средство за създаване на възможности.

Одитна пътека и правна защита

Автоматизираното редактиране създава защитен запис:

• Последователно прилагане на една и съща конфигурация към всички документи
• Целеви типове документирани обекти
• Обработване на регистрационни файлове, показващи какво е редактирано във всеки документ

Когато заявителят оспори редакция в съда или пред Службата за правителствени информационни услуги (OGIS), документирането на последователен, автоматизиран процес с определени критерии е по-защитимо от недокументирани решения за ръчен преглед.

Заключение

Изоставането на FOIA не е мистерия. Това е предвидимият резултат от процесите на линейно ръчно редактиране, отговарящи на експоненциалното нарастване на заявките за записи. Натрупването на DOJ от 100 000 искания е 100 000 × 15-33 минути адвокатско време, което все още не се е случило.

Пакетното редактиране на PII не елиминира адвокатския преглед. Той елиминира механичната, повтаряща се част - пускане на маркер върху хиляди документи, търсещи имена и адреси. Прегледът по изключение — контекстуалният правен анализ — остава човешка работа. Пренасочването на усилията на адвоката от механични към аналитични задачи намалява натрупаните дела, подобрява последователността и намалява разходите.

Източници:

• [Годишен отчет на DOJ FOIA за финансовата 2024 г.: Статистика за изоставане и обработка] (https://www.justice.gov/oip/reports-statistics/2024-annual-foia-report)
• [FOIA Изключения 6 и 7(C): Стандарти за защита на поверителността] (https://www.foia.gov/faq.html)
• Офис на правителствените информационни услуги: FOIA Насоки за съответствие