Обработка на ръкописни формуляри в мащаб...

Пропускът между хартиени и цифрови лични данни

Здравните и застрахователните организации работят с тип документи, които повечето инструменти за цифрово съответствие не могат да обработват: ръкописни хартиени формуляри, които са сканирани.

Форми за прием на пациенти. Формуляри за застрахователни искове. Документи за съгласие. Пускане на искания за информация. Тези формуляри се попълват на ръка, изпращат се лично или по факс и се сканират в системи за управление на документи. Сканираните файлове са PDF файлове с изображения — цифрови контейнери, съдържащи пикселни изображения на хартиени документи, а не машинночетим текст.

Обемът е значителен:

• Болница със среден размер може да обработва 50 000 ръкописни формуляра за прием на година
• Една застрахователна компания може да получи 500 000 сканирани формуляра за искове годишно
• Държавна агенция за социални услуги може да обработва 200 000 формуляра за кандидатстване, написани на ръка

Тези документи съдържат гъста лична информация: имена на пациенти, дати на раждане, номера на социално осигуряване, номера на медицински досиета, номера на застрахователни бенефициенти, домашни адреси, информация за контакт при спешни случаи и клинични данни. Всяко поле във формуляра е потенциален HIPAA идентификатор или GDPR елемент на лични данни.

И повечето организации изобщо нямат възможност за автоматизирано откриване на PII за тези формуляри.

Защо ръчната редакция не се мащабира

Стандартният подход за управление на ръкописни формуляри с PII е ръчен преглед — член на екипа за съответствие преглежда всеки формуляр, ръчно идентифицира PII и прилага редакция за всеки сценарий на споделяне.

Икономиката на ръчния преглед на обем:

Време за формуляр (опитен рецензент):

• Опростен формуляр за прием (2 страници, стандартно оформление): 8-12 минути
• Сложен формуляр за рекламация (5-8 страници, неправилно оформление): 20-30 минути
• Формуляри с допълнителна документация: 30-60 минути

Обемна математика за 3000 формуляра/месец (типичен застрахователен процесор):

• При средно 12 минути: 600 часа на месец = 3,75 FTE
• При $25/час: $15 000/месец = $180 000/година ръчен труд

Проблеми с качеството при ръчен преглед:

• Умора на рецензента от повтарящи се типове форми
• Променливо качество между рецензентите
• Няма стандартизация на одитната пътека
• Непоследователна идентификация на PII във вариантите на формуляра

При тези обеми ръчният преглед е едновременно скъп от оперативна гледна точка и непоследователно качество по отношение на съответствието. Бизнес аргументът за автоматизация е ясен.

Базирана на OCR автоматизация: какво работи и какво не

Съвременната OCR технология се справя добре с печатни формуляри и с ръкописни формуляри със смислена, но несъвършена точност. Разбирането на профила на точност е от съществено значение за задаване на подходящи очаквания:

Печатни формуляри (машинно отпечатан текст): OCR точност 98-99% на ниво символ. Ефективно всички PII в отпечатани текстови полета се откриват с висока степен на сигурност. Автоматизирана обработка, подходяща за почти 100% от обема.

Ясен почерк (главни букви, синьо/черно мастило върху бяла хартия): OCR точност 90-97% на ниво знаци. Точност на ниво обект, по-висока от тази на ниво знак — име с един неправилно разчетен знак обикновено все още се идентифицира като име. Автоматизирана обработка, подходяща за 80-90% от обема; 10-20% изискват човешки преглед за откривания с ниска степен на сигурност.

Труден почерк (курсив, светъл молив, цветна хартия, стари документи): OCR точност 70-88%. Автоматизирана обработка, подходяща за 50-70% от обема; остатъкът изисква преглед от човек. Значително подобрение спрямо изцяло ръчния преглед за големи архиви.

Практическият работен процес за организация с голям обем: автоматизирано откриване на OCR + PII обработва всички формуляри, маркирайки всеки формуляр с ниво на сигурност. Формулярите с висока степен на сигурност се обработват автоматично. Формулярите с ниска степен на доверие отиват на опашка за преглед от човек — драстично по-малък от пълния обем, но гарантиращ качество при трудни случаи.

Изчисляването на ROI в здравеопазването

За здравни организации, които обмислят автоматизиране на откриване на PII, базирано на OCR:

Случай на използване: Регионален доставчик на здравно осигуряване, 3000 формуляра/месец

Текущо състояние:

• Ръчно редактиране на PII за целите на одита: 0,5 FTE = €24 000/година
• Качество на прегледа: непостоянно (3 различни рецензенти, без стандартизиран контролен списък)
• Одитна пътека: дневник за преглед на хартия, без възможност за търсене
• Натрупване по време на пиковите периоди (отворено записване): 2-3 седмици забавяне

С автоматизирано откриване на OCR + PII:

• Автоматизираната обработка обработва 85% от обема (формуляри с висока степен на сигурност): ~2550 формуляра/месец
• Опашка за преглед от човек: 450 формуляра/месец (ниска степен на доверие) = ~3 часа/седмица
• Качество на прегледа: стандартизирано (едни и същи типове обекти се проверяват във всеки формуляр)
• Одитна пътека: цифрови отчети за откриване на формуляри с възможност за търсене
• Премахване на изоставането (автоматизирана обработка при постоянна производителност)

Годишни спестявания:

• Труд: €24 000 (пълни 0,5 FTE заменени с 3 часа/седмица)
• По-малко човешки прегледи: 3 часа/седмица × 50 седмици × 25 евро/час = 3750 евро
• Нетни спестявания: ~20 250 евро/година

Годишна цена:

• anonym.legal Професионален план: €180/година
• Инфраструктура (OCR обработка): незначителна за пакетна обработка

Възвръщаемост на инвестициите: приблизително 112 пъти само при пряка икономия на труд, без да се броят подобрението на качеството и ползите от одитната пътека.

HIPAA Предимства на съответствието на автоматизираното откриване

За субекти, обхванати от HIPAA, базираното на OCR откриване на PII на формуляр осигурява предимства за съответствие извън оперативната ефективност:

Минимално необходим стандарт: Минимално необходимият стандарт на HIPAA (45 CFR 164.502(b)) изисква да се използва, разкрива или изисква само минимално необходимите PHI. За сценарии за споделяне на формуляри (споделяне на формуляри с изследователски партньори, създаване на формуляри за одити), автоматизираната редакция гарантира, че се разкрива само PHI, необходима за конкретната цел.

Постоянна деидентификация: HIPAA Деидентификацията на Safe Harbor изисква премахване на всички 18 посочени PHI идентификатора. Автоматичното откриване с покритие за всичките 18 идентификатора е по-надеждно от ръчния преглед, който зависи от познанията на проверяващия за всичките 18 типа идентификатори.

Одитна пътека за разкрития: HIPAA изисква определени разкривания на PHI да бъдат регистрирани (45 CFR 164.528). Автоматизираната обработка генерира одитен запис за изпълнение, документиращ кои PHI идентификатори са открити и какво действие е предприето — в подкрепа на счетоводните изисквания за разкриване.

Намаляване на риска от пробив: Намаляването на ръчната обработка на PHI в нередактирани формуляри намалява риска от вътрешна заплаха (случайно или умишлено разкриване от рецензенти) и логистичния риск (физическо боравене с хартиени формуляри с PHI).

Модел на внедряване за обработка на застрахователни искове

За застрахователна компания, обработваща 500 000 формуляра годишно:

Тръбопровод за пакетна обработка:

• Сканирани формуляри, депозирани във входна папка (от станции за сканиране или обработка на поща)
• Нощен пакет: OCR + откриване на PII във всички нови формуляри
• Формуляри с висока степен на сигурност (>90% OCR качество): автоматизирана обработка, генериран анонимизиран изход
• Формуляри с ниска степен на сигурност: на опашка за човешка проверка с OCR текст и предварително попълнени открити обекти
• Човешки рецензент потвърждава/коригира обекти, одобрява анонимизирането
• Всички формуляри генерират одитни записи за всеки формуляр

Точки за интегриране:

• Система за управление на документи: автоматизирани форми от партиден изход
• Система за обработка на искове: редактирани версии, достъпни за споделяне с външни регулатори
• Отчитане на съответствието: месечна обобщена информация за откриване на PII по тип формуляр и категория на юридическото лице

Ключовата промяна: ръчните рецензенти преминават от преглед на всеки формуляр към преглед само на случаите с ниска степен на сигурност (обикновено 10-20% от обема). Общото време за преглед намалява значително, докато качеството на съответствие се подобрява чрез стандартизация.

Източници:

• [HIPAA: Деидентификация на защитена здравна информация] (https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/special-topics/de-identification/index.html)
• Правило за сигурност HIPAA: Технически предпазни мерки
• GDPR Член 32: Сигурност на обработването