Excel และ GDPR: วิธีทำให้ข้อมูลในสเปรดชีตที่มีคอลัมน์...

ปัญหา PII ของ Excel

สเปรดชีตแตกต่างจากเอกสารข้อความในแง่ความเสี่ยง PII: คอลัมน์มีบริบทที่นิยาม PII, ข้อมูลที่ซ่อนอยู่, pivot tables ที่แคชข้อมูล, สูตรอ้างอิงเซลล์ PII, และข้อมูลเมตาเอกสาร

เหตุใดการวิเคราะห์ข้อความมาตรฐานจึงล้มเหลว

• ปัญหาบริบท: 'John Smith' ในคอลัมน์ 'ตัวอย่างข้อมูล' ไม่ใช่ PII แต่ใน 'ชื่อลูกค้า' คือ PII
• ปัญหาสูตร: =A2&" "&B2 ซ่อน PII แต่เครื่องมือที่ไม่ประเมินสูตรจะพลาด

วิธีการที่ถูกต้อง

1. วิเคราะห์ส่วนหัวคอลัมน์ก่อน
2. สุ่มตัวอย่างเนื้อหาเพื่อยืนยัน
3. ทำให้ไม่ระบุตัวตนทั้งคอลัมน์
4. ล้างข้อมูลเมตาและ pivot tables

แหล่งที่มา:

• EDPB: คำแนะนำ Data Minimization