Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO: Restdaten vor Archivierung anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (Art. 17 DSGVO)
Das Recht auf Löschung aus Art. 17 DSGVO gibt betroffenen Personen einen Anspruch auf Entfernung ihrer Daten, sobald der Verarbeitungszweck entfällt; wo gesetzliche Aufbewahrungspflichten der vollständigen Löschung entgegenstehen, anonymisiert anonym.legal die betroffenen Personendaten als milderes Mittel und dokumentiert die Umsetzung des Löschverlangens nachvollziehbar.
When this applies
Eine betroffene Person verlangt die Löschung ihrer Daten, doch Teile der Unterlagen unterliegen handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entfällt der Löschanspruch, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht erforderlich ist; eine vollständige Entfernung ist dann gerade nicht zulässig. In dieser Konstellation kommt die Einschränkung des Personenbezugs als milderes Mittel in Betracht, damit der Bestand für die Frist erhalten bleibt, die Identität der Person aber geschützt wird. Voraussetzung ist, dass sämtliche Vorkommen der betroffenen Person über die Unterlagen hinweg zuverlässig erkannt werden.
How anonym.legal handles it
- Die vom Löschverlangen betroffenen Dokumente und Datensätze werden im Originalformat hochgeladen, ohne deren Struktur zu verändern.
- Die Engine durchsucht alle Bestände und erkennt sämtliche Personendaten der betroffenen Person aus über 285 unterstützten Entitätstypen.
- Wo eine Löschung wegen Aufbewahrungspflichten nicht zulässig ist, werden die Personendaten der betroffenen Person konsistent pseudonymisiert statt entfernt.
- Die aufbewahrungspflichtigen Sachangaben — etwa Buchungs- und Vertragsdaten — bleiben im Klartext erhalten, damit die handels- und steuerrechtliche Belegfunktion gewahrt bleibt.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Die Umsetzung wird protokolliert, sodass die Erfüllung des Löschverlangens für die Rechenschaftspflicht belegbar bleibt; mit dem Schlüssel ist eine spätere Re-Identifikation möglich.
What you provide
- Vom Löschverlangen betroffene Dokumente und Datensätze
- Angabe der einschlägigen Aufbewahrungspflichten und -fristen
- Identifizierende Angaben der betroffenen Person
Limitations & cautions
- Ob eine Löschung geschuldet ist oder Aufbewahrungspflichten überwiegen, entscheidet die rechtliche Prüfung, nicht die Software.
- Reversible Pseudonymisierung ist nach Art. 4 Nr. 5 DSGVO keine Anonymisierung; solange der Schlüssel existiert, bleibt der Bestand mittelbar personenbeziehbar und ist entsprechend zu sichern.
FAQ
Was tun, wenn Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen?
anonym.legal pseudonymisiert die Personendaten als milderes Mittel, sodass der Datenbestand für die Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt, der unmittelbare Personenbezug aber entfällt. So lässt sich dem Löschverlangen so weit wie rechtlich möglich entsprechen, ohne gegen Aufbewahrungspflichten zu verstoßen.
Werden alle Vorkommen der Person zuverlässig erfasst?
Die Person wird über alle eingelesenen Dokumente hinweg konsistent erkannt und durchgängig behandelt. Werden fallspezifische Angaben nicht automatisch erfasst, lassen sie sich manuell als schützenswert markieren.
Kann ich die Erfüllung des Verlangens nachweisen?
Ja, die Aufbereitung wird protokolliert und lässt sich für die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO dokumentieren. Die verschlüsselte Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz hält zugleich fest, welche Daten in welcher Weise behandelt wurden.
Bleiben die aufbewahrungspflichtigen Sachangaben erhalten?
Ja, Buchungs-, Vertrags- und Belegdaten bleiben im Klartext erhalten, damit die handels- und steuerrechtliche Belegfunktion gewahrt bleibt. Nur der unmittelbare Personenbezug der betroffenen Person wird pseudonymisiert.