Datenraum für Prüfer: Belege für interne und externe Revision anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren
Für die interne oder externe Revision stellen Sie Prüfern einen Datenraum mit Belegen, Verträgen und Auswertungen bereit, die zahlreiche Personendaten enthalten. anonym.legal pseudonymisiert nicht prüfungsrelevante Personendaten in den bereitgestellten Dokumenten, damit Prüfer Stichproben und Kontrollen durchführen können, ohne dass alle Identitäten dem gesamten Prüferkreis offengelegt werden.
When this applies
Sie richten einen Datenraum für die interne Revision oder eine externe Prüfung ein und stellen Belege, Verträge, Berechtigungslisten und Auswertungen für den Prüferzugriff bereit. In dieser Phase werden die angeforderten Unterlagen zusammengetragen, in den Datenraum geladen und für mehrere Prüfer mit unterschiedlichem Berechtigungsumfang freigegeben. Weil ein breit zugänglicher Datenraum Namen, Anschriften, Kontaktdaten und Bankverbindungen vieler Beteiligter sichtbar macht, von denen nur ein Teil für die jeweilige Prüfung erforderlich ist, entsteht hier der Bedarf, die nicht erforderlichen Personendaten zu pseudonymisieren. So können Prüfer Stichproben ziehen, Kontrollen nachvollziehen und Prozesse beurteilen, ohne dass die Identität unbeteiligter Personen über den gesamten Prüferkreis gestreut wird. Verlangt die Prüfung im Einzelfall den Klardatenbezug, re-identifizieren Berechtigte diesen gezielt, statt ihn pauschal für alle offenzuhalten.
How anonym.legal handles it
- Die für den Datenraum vorgesehenen Belege, Verträge und Auswertungen werden im Originalformat in anonym.legal eingelesen, ohne den Dokumentaufbau zu verändern.
- Die Engine durchsucht die Dokumente und erkennt Namen, Anschriften, Kontaktdaten und Bankverbindungen ohne Prüfungsbezug aus über 285 unterstützten Entitätstypen.
- Diese Personendaten werden konsistent pseudonymisiert, sodass dieselbe Person über alle Dokumente des Datenraums hinweg eindeutig zugeordnet bleibt.
- Prüfungsrelevante Inhalte — Beträge, Kontrollnachweise, Prozessbeschreibungen und Datumsangaben ohne Personenbezug — bleiben im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Der anonymisierte Datenraum wird für die Prüfer freigegeben; verlangt ein Prüfschritt den Klardatenbezug, re-identifizieren Berechtigte die betroffenen Stellen gezielt mit dem Schlüssel.
What you provide
- Für den Datenraum angeforderte Belege, Verträge und Auswertungen
- Prüfungsumfang und Liste der für die Prüfung erforderlichen Personen
- Übersicht der nicht erforderlichen, zu schützenden Beteiligten
Limitations & cautions
- anonym.legal bewertet keine Prüfungsfeststellungen und ersetzt keine Revisions- oder Rechtsberatung; die Software bereitet ausschließlich die Daten auf.
- Die Vollständigkeit der bereitgestellten Unterlagen und die Steuerung der Datenraum-Berechtigungen liegen in Ihrer Verantwortung.
- Die Re-Identifikation einzelner Stellen setzt die sichere Verwahrung des zugehörigen Schlüssels und die entsprechende Berechtigung voraus.
FAQ
Können mehrere Prüfer denselben Datenraum gemeinsam nutzen?
Ja, der anonymisierte Datenraum lässt sich für mehrere Prüfer freigeben, ohne dass alle Identitäten dem gesamten Kreis offenliegen. Nicht erforderliche Personendaten sind pseudonymisiert, prüfungsrelevante Inhalte bleiben im Klartext. Den Klardatenbezug stellen Berechtigte bei Bedarf gezielt wieder her.
Bleiben Kontrollnachweise und Beträge für die Prüfung erhalten?
Ja, Beträge, Kontrollnachweise, Prozessbeschreibungen und Datumsangaben ohne Personenbezug bleiben vollständig sichtbar. Nur nicht erforderliche Personendaten werden pseudonymisiert. So können Prüfer Stichproben ziehen und Kontrollen nachvollziehen.
Wie wird Konsistenz über viele Dokumente im Datenraum gesichert?
Dieselbe Person wird über alle Dokumente des Datenraums hinweg konsistent pseudonymisiert, sodass Bezüge zwischen Belegen erhalten bleiben. Das ermöglicht eine durchgängige Prüfungsspur trotz Pseudonymisierung. Einzelne Stellen lassen sich bei berechtigtem Bedarf re-identifizieren.