Gesellschafterliste § 40 GmbHG: Gesellschafterdaten anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (§ 40 GmbHG)
Nach § 40 GmbHG ist zum Handelsregister eine Gesellschafterliste einzureichen, die Namen, Geburtsdaten, Wohnorte und Geschäftsanteile aufführt; anonym.legal pseudonymisiert diese Personendaten, damit Listenentwürfe intern geprüft oder mit Beratern abgestimmt werden können, ohne die Identität der Gesellschafter vor der Einreichung offenzulegen.
When this applies
Nach jeder Veränderung im Gesellschafterbestand ist gemäß § 40 GmbHG eine aktualisierte Gesellschafterliste zum Handelsregister einzureichen, die die Beteiligten und ihre Geschäftsanteile ausweist. Typischer Anlass ist eine Anteilsabtretung, nach der die geänderte Liste zwischen Gesellschaft, Notariat und Beratern abgestimmt wird. Weil die Liste Namen, Geburtsdaten, Wohnorte und Anteilsangaben aller Gesellschafter führt, entsteht der Bedarf, diese Personendaten vor der Einreichung zu schützen. anonym.legal pseudonymisiert die Gesellschafterdaten reversibel, sodass der Entwurf abgestimmt werden kann, ohne die Identitäten vorab offenzulegen.
How anonym.legal handles it
- Die aktuelle und die geänderte Gesellschafterliste werden im Originalformat in anonym.legal eingelesen.
- Die Engine durchsucht beide Listen und erkennt Namen, Geburtsdaten, Wohnorte und Anteilsangaben als Entitäten aus über 285 unterstützten Kategorien.
- Alle Gesellschafter werden listenübergreifend konsistent pseudonymisiert, sodass die alte und die neue Liste vergleichbar bleiben.
- Die Anteilsverteilung und die Strukturangaben bleiben im Klartext prüfbar, damit die Veränderung nachvollziehbar bleibt.
- Jede Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz gespeichert.
- Vor der Einreichung zum Register wird die finale Liste mit dem zugehörigen Schlüssel vollständig re-identifiziert.
What you provide
- Bisherige und geänderte Gesellschafterliste
- Angaben zu abgetretenen Geschäftsanteilen
- Notarbescheinigung zur Anteilsabtretung
Limitations & cautions
- Die Richtigkeit und Vollständigkeit der Liste sowie die Einreichungspflicht prüft anonym.legal nicht.
- Die fristgerechte Einreichung zum Handelsregister liegt allein in Ihrer Verantwortung.
- Die Re-Identifikation setzt die sichere Verwahrung des Schlüssels voraus.
FAQ
Bleibt die Anteilsverteilung in der Liste nachvollziehbar?
Ja, nur Personendaten werden pseudonymisiert; die Verteilung der Geschäftsanteile bleibt für die Prüfung erhalten. So bleibt die Veränderung im Gesellschafterbestand nachvollziehbar, während die Identitäten geschützt sind. Die finale Liste lässt sich vor der Einreichung wieder re-identifizieren.
Werden Geburtsdaten der Gesellschafter geschützt?
Ja, personenbezogene Datumsangaben werden als Entität erkannt und können pseudonymisiert oder maskiert werden. Sie gehören zu den über 285 unterstützten Entitätstypen. Fallspezifische Angaben können Sie zusätzlich als schützenswert markieren.
Kann ich die Liste tabellarisch hochladen?
Ja, anonym.legal verarbeitet tabellarische Listen und erkennt darin enthaltene Personendaten konsistent. Dieselbe Person trägt dabei in allen Spalten und Versionen dasselbe Pseudonym. Die Struktur der Tabelle bleibt dabei erhalten.