Urlaubsabgeltung dokumentieren: Abschlussabrechnung anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (§ 7 Abs. 4 BUrlG)
Abschlussabrechnungen weisen Resturlaub, dessen Abgeltung und letzte Bezüge ausscheidender Beschäftigter aus und nennen Name, Personalnummer und Bankverbindung. anonym.legal pseudonymisiert diese Personendaten reversibel, damit Abgeltungsberechnungen geprüft, mit Lohnbüros abgestimmt oder als Muster genutzt werden können, ohne die Identität der ausscheidenden Person offenzulegen.
When this applies
Sie berechnen und dokumentieren die Abschlusszahlung beim Austritt und müssen Abrechnungen mit Resturlaubsabgeltung intern weiterreichen, mit einem externen Lohnbüro abstimmen oder als Berechnungsmuster ablegen. Nach § 7 Abs. 4 BUrlG ist nicht gewährter Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten; die zugehörige Abschlussabrechnung nennt den Beschäftigten namentlich und enthält Personalnummer, Resturlaubstage, Abgeltungsbetrag, letzte Bezüge und Bankverbindung. Weil diese Abrechnungen häufig an externe Stellen gehen, besteht hier der Bedarf, die Personendaten zu schützen, während Resturlaubstage und Berechnungslogik lesbar bleiben.
How anonym.legal handles it
- Die Abschlussabrechnung oder Abgeltungsberechnung wird im Originalformat in anonym.legal eingelesen, ohne die Struktur der Abrechnung zu verändern.
- Die Engine durchsucht den Bestand und erkennt Name, Personalnummer, Bankverbindung und letzte Bezüge aus über 285 unterstützten Entitätstypen.
- Der ausscheidende Beschäftigte wird konsistent pseudonymisiert, sodass dieselbe Person über alle Positionen der Abrechnung hinweg eindeutig zugeordnet bleibt.
- Berechnungsrelevante Angaben — Resturlaubstage, Abgeltungssatz, Stichtage und Beträge ohne Personenbezug — bleiben im Klartext erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarname wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Die anonymisierte Abrechnung wird zur Prüfung weitergegeben und vor der Auszahlung mit dem zugehörigen Schlüssel re-identifiziert.
What you provide
- Abschlussabrechnung oder Abgeltungsberechnung
- Übersicht der Resturlaubstage und letzten Bezüge
- Liste der zu schützenden ausscheidenden Beschäftigten
Limitations & cautions
- anonym.legal berechnet die Abgeltung nicht und prüft weder die Höhe des Anspruchs nach § 7 Abs. 4 BUrlG noch die korrekte Abrechnung; die Software bereitet ausschließlich die Daten auf.
- Die Ermittlung der abzugeltenden Urlaubstage und die fristgerechte Auszahlung bleiben in Ihrer Verantwortung.
- Die Re-Identifikation setzt die sichere Verwahrung des zugehörigen Schlüssels voraus.
FAQ
Bleiben Resturlaubstage und Beträge für die Prüfung erhalten?
Ja, berechnungsrelevante Angaben wie Resturlaubstage, Abgeltungssatz und Beträge ohne Personenbezug bleiben vollständig sichtbar. Nur personenbezogene Daten wie Name und Bankverbindung werden pseudonymisiert. So bleibt die Abrechnung für die Prüfung der Abgeltung auswertbar.
Berechnet anonym.legal die Urlaubsabgeltung selbst?
Nein, anonym.legal berechnet die Abgeltung nicht und prüft weder die Anspruchshöhe nach § 7 Abs. 4 BUrlG noch die Korrektheit der Abrechnung. Die Software pseudonymisiert ausschließlich die Personendaten. Die Berechnung bleibt Aufgabe der Lohnbuchhaltung.
Kann ich die Abrechnung an ein Lohnbüro übergeben?
Für die interne Prüfung und Abstimmung nutzen Sie die anonymisierte Fassung; vor der Auszahlung re-identifizieren Sie die Abrechnung mit dem Schlüssel. Die Mapping-Tabelle wird verschlüsselt mit EU-Datenresidenz gespeichert. So bleibt die Identität der ausscheidenden Person bis zur berechtigten Wiederherstellung geschützt.