مشكلة حجم طلبات الوصول إلى البيانات
يتطلب المادة 12 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) من المنظمات الاستجابة لطلبات وصول البيانات الشخصية خلال شهر واحد، مع إمكانية تمديد لمدة شهرين للطلبات المعقدة. إن فترة الشهر الواحد مطلقة - لا فترة سماح، ولا استثناء بحسن النية. إن عدم الامتثال لأوقات الاستجابة يمكن أن يؤدي إلى عقوبات مستقلة بغض النظر عن الممارسات الأساسية لحماية البيانات.
أدت الإجراءات الرئيسية لإنفاذ هيئة حماية البيانات في عام 2024 - غرامة 310 مليون يورو ضد LinkedIn للإعلانات السلوكية دون موافقة صالحة و251 مليون يورو ضد Meta لفشل إشعارات خرق البيانات - إلى زيادة الوعي العام بحقوق الأفراد. بعد كل غرامة كبيرة، عادة ما تقوم هيئات حماية البيانات بإجراء حملات توعية مصاحبة، ويزداد حجم طلبات الوصول إلى البيانات مع تعلم الأفراد أن لديهم حقوقًا يمكنهم ممارستها.
ركز إطار العمل المنسق لإنفاذ هيئة حماية البيانات الأوروبية (EDPB) في عام 2024 على فشل حقوق الوصول - مما يعالج مباشرة جودة ووقت استجابة طلبات الوصول إلى البيانات. المنظمات التي لا يمكنها إثبات معالجة طلبات الوصول إلى البيانات بشكل متوافق تكون في خطر متزايد حيث يتحول تركيز إنفاذ هيئة حماية البيانات الأوروبية إلى حقوق الوصول.
مشكلة البيانات الشخصية للجهات الخارجية
تحتوي إعدادات استجابة طلبات الوصول إلى البيانات على تعقيد محدد يزيد من عبء العمل اليدوي: البيانات الشخصية للجهات الخارجية.
عندما يطلب فرد بياناته الشخصية المحتفظ بها، يجب على المنظمة تقديم المعلومات. لكن السجلات المحتفظ بها عن الفرد قد تحتوي على إشارات لأفراد آخرين - ملاحظات خدمة العملاء التي تذكر عملاء آخرين، سلاسل البريد الإلكتروني التي تتضمن تفاصيل الاتصال بموظفين آخرين، سجلات الشكاوى التي تشير إلى أطراف ثالثة. إن تقديم هذه السجلات للفرد الذي طلبها يكشف عن بيانات الأطراف الثالثة الشخصية مما ينتهك حقوقهم.
تتطلب استجابة طلبات الوصول إلى البيانات المتوافقة مراجعة كل وثيقة في حزمة الاستجابة بحثًا عن البيانات الشخصية للجهات الخارجية وإخفاء تلك الإشارات قبل الإرسال. بالنسبة لشركة اتصالات تتلقى 300 طلب وصول إلى البيانات شهريًا، كل منها يتضمن 50 ملاحظة خدمة واتصالات، يعني ذلك مراجعة 15,000 وثيقة شهريًا بحثًا عن إشارات البيانات الشخصية للجهات الخارجية - فقط من أجل الامتثال لطلبات الوصول إلى البيانات.
المراجعة اليدوية على هذا النطاق غير ممكنة ضمن فترة الشهر الواحد المنصوص عليها في المادة 12. لا يمكن لفريق الامتثال المكون من ثلاثة أشخاص مراجعة 15,000 وثيقة شهريًا جنبًا إلى جنب مع التزاماتهم الأخرى. النهج القابل للتوسع الوحيد هو المعالجة الآلية على دفعات مع إعداد مسبق مكون لإزالة البيانات الشخصية للجهات الخارجية.
بنية معالجة الدفعات
إعداد "استجابة طلب الوصول إلى البيانات" مكون لإزالة البيانات الشخصية للجهات الخارجية: يقوم الإعداد بالكشف عن جميع أسماء الأشخاص، ومعلومات الاتصال، والإشارات التعريفية داخل الوثائق. يتم تطبيق إخفاء الهوية على جميع الإشارات المكتشفة باستثناء تلك التي تعود بشكل صريح للفرد الذي طلب البيانات (المحدد بالاسم ورقم الحساب في بداية عملية الدفعة). يتم إخفاء هوية العملاء الآخرين المذكورين في السجلات، والموظفين المشار إليهم في ملاحظات الخدمة، والأطراف الثالثة المذكورة في المراسلات قبل تجميع حزمة الوثائق لاستجابة الفرد.
تستغرق معالجة 50 وثيقة لكل طلب وصول إلى البيانات دقائق بدلاً من ساعات. يقوم فريق الامتثال بمراجعة الناتج المخفي الهوية من حيث الجودة والحالات الشاذة بدلاً من إجراء المراجعة الأولية. ينخفض وقت استجابة طلبات الوصول إلى البيانات من أسابيع إلى أيام.
المصادر: