Bewerberdaten löschen nach Absage: Restbestand anonymisieren – DSGVO-konform anonymisieren (Art. 17 DSGVO)
Nach einer Absage entfällt mit Ablauf der AGG-Klagefrist regelmäßig der Zweck, Bewerberdaten weiter personenbezogen vorzuhalten. anonym.legal pseudonymisiert die zur Auswertung benötigten Restbestände, damit Sie Bewerbungsunterlagen löschen oder von der Identität entkoppeln können, ohne aussagekräftige Statistik- und Nachweisdaten unwiederbringlich zu verlieren.
When this applies
Sie setzen einen Löschlauf für abgelehnte Bewerbungen um, sobald der Aufbewahrungszweck endet. Nach einer Absage wird die Frist zur Geltendmachung von AGG-Ansprüchen nach § 15 Abs. 4 AGG als Aufbewahrungsbegründung herangezogen; läuft sie ab, fehlt für die personenbezogene Speicherung in der Regel die Grundlage, sodass aus Art. 17 DSGVO ein Löschanspruch erwächst. Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe und Korrespondenz nennen Namen, Kontaktdaten und teils geschützte Merkmale. Hier besteht der Bedarf, identifizierende Daten zu entfernen, während statistisch oder zur Prozessdokumentation relevante Angaben ohne Personenbezug erhalten bleiben.
How anonym.legal handles it
- Die zu löschenden Bewerbungsunterlagen und der Vorgangsexport werden im Originalformat in anonym.legal hochgeladen.
- Die Erkennung prüft den Inhalt gegen über 285 Entitätstypen und markiert Namen, Kontaktdaten, Anschriften und Hinweise auf geschützte Merkmale.
- Jeder Bewerber wird über alle Dokumente des Vorgangs hinweg konsistent durch dasselbe Pseudonym ersetzt.
- Nicht personenbezogene Angaben — Stelle, Eingangsdatum, Auswahlstufe und sachlicher Absagegrund — bleiben im Klartext für Statistik und Prozessdokumentation erhalten.
- Die Zuordnung von Pseudonym zu Klarnamen wird in einer verschlüsselten Mapping-Tabelle mit EU-Datenresidenz festgehalten.
- Zur endgültigen Löschung wird der zugehörige Schlüsseleintrag entfernt, sodass kein Personenbezug mehr herstellbar ist und nur die anonyme Auswertungsfassung verbleibt.
What you provide
- Bewerbungsunterlagen und Korrespondenz des abgelehnten Bewerbers
- Vorgangsexport mit Stellenbezug und Auswahlstufen
- Angabe des Fristablaufs und des Löschdatums
Limitations & cautions
- Ob und ab wann eine Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO besteht und welche Aufbewahrungsfrist gilt, bewertet anonym.legal nicht; das bleibt eine rechtliche Einschätzung.
- Die Software bereitet die Daten auf und löst Löschvorgänge nicht selbst in Ihren Fachsystemen aus.
- Eine endgültige Löschung des Personenbezugs setzt voraus, dass der zugehörige Schlüsseleintrag entfernt wird; ohne ihn ist keine Re-Identifikation mehr möglich.
FAQ
Bleiben Statistikdaten nach der Löschung der Identität erhalten?
Ja, nicht personenbezogene Angaben wie Stelle, Eingangsdatum, Auswahlstufe und Absagegrund bleiben im Klartext erhalten. Nur identifizierende Daten werden pseudonymisiert und mit der Löschung des Schlüssels entkoppelt. So bleiben Auswertungen möglich, ohne den Personenbezug zu behalten.
Wie wird der Personenbezug endgültig entfernt?
Der Personenbezug wird endgültig entfernt, indem der zugehörige Schlüsseleintrag in der verschlüsselten Mapping-Tabelle gelöscht wird. Danach lässt sich kein Pseudonym mehr einer realen Person zuordnen. Es verbleibt nur die anonyme Auswertungsfassung ohne Re-Identifikationsmöglichkeit.
Entscheidet die Software über die richtige Aufbewahrungsfrist?
Nein, anonym.legal entscheidet nicht über Aufbewahrungs- oder Löschfristen und bewertet die Rechtslage nach Art. 17 DSGVO nicht. Die Software bereitet ausschließlich die Daten auf. Die Festlegung der Frist und der Löschpflicht bleibt Ihre Aufgabe.